Odoo Zugangsdatenbank

Was ist die Odoo Zugangsdatenbank?

Die Odoo Zugangsdatenbank ist ein eigenes RATOCON-Modul, das als zentrales Verzeichnis für Zugangsdaten in deinem Odoo läuft.

Hier kannst du zum Beispiel hinterlegen:

• interne Zugänge (Server, Admin-Logins, Tools, Odoo-Instanzen, VPN)
• kundenspezifische Zugänge (Shops, Hosting, E-Mail, Third-Party-Tools, Systeme)
• sonstige Accounts, die im Projektalltag gebraucht werden

Alles in klaren Strukturen, statt in Einzeldateien oder individuellen Lösungen.

So arbeitet dein Team mit der Odoo Zugangsdatenbank

1. Gesicherter Einstieg über ein zentrales Passwort

Beim Öffnen der Zugangsdatenbank wirst du zunächst nach einem zentralen Passwort gefragt.

Erst nach erfolgreicher Eingabe hast du Zugriff auf die Inhalte des Moduls.

Damit stellst du sicher:

• dass nicht jeder mit Odoo-Zugang automatisch alle Zugangsdaten sehen kann
• dass auch bei geteilten Bildschirmen / offenen Sessions nicht „mal eben“ jemand in die Zugangsdaten springt

(Die Vergabe und Verwaltung dieses Passworts liegt bei einem eng definierten Personenkreis – z. B. Geschäftsführung, IT, zentrale Administration.)

2. Baumstruktur – sortiert nach Kunden & Themen

Nach der Anmeldung siehst du links eine Baumstruktur, z. B.:

• RATOCON (interne Zugänge)
• Kunde A
• Kunde B
• Kunde C
  • Hosting
  • Odoo-Instanzen
  • Shop
  • Mail / DNS

So kannst du sehr schnell:

• den richtigen Kunden auswählen
• dich durch Themenbereiche klicken
• den passenden Datensatz finden, ohne lange zu suchen

3. Pro Datensatz alle wichtigen Infos an einem Platz

Ein Zugangsdaten-Datensatz kann u. a. folgende Felder enthalten:

• Beschreibung
  – kurze, eindeutige Beschreibung des Zugangs (z. B. „Produktivsystem Odoo Kunde X“, „FTP Zugang Shop“, „VPN Zugang Office Köln“)
• Kunde
  – Zuordnung zum entsprechenden Kunden (oder intern zu deinem eigenen Unternehmen)
• Erlaubte Nutzer
  – wer diesen Zugang sehen darf (z. B. bestimmte Rollen, Teams oder Personen)
• Erfasst von
  – wer den Datensatz angelegt hat (Nachvollziehbarkeit)
• Benutzername
• Passwort
• IP-Adresse / URL / Host
• Notizen
  – z. B. Hinweise, Restriktionen, Besonderheiten beim Login

So hat dein Team auf einen Blick alles, was es braucht – ohne nach mehreren Quellen zu suchen.

4. Nur die Zugänge sehen, die du wirklich brauchst

Grundsatz:

Alle sehen nur das, was sie für ihre Arbeit brauchen.

Mit der Odoo Zugangsdatenbank kannst du:

• Zugänge bestimmten Rollen/Teams zuordnen
• bei Kundenzugängen z. B. nur das Projektteam freischalten
• interne „sensible“ Zugänge (z. B. zentrale Admin-Zugänge) stärker einschränken

Braucht jemand Zugriff, den er nicht sieht?

• bei Kundenzugängen: Anfrage an den verantwortlichen Projektleiter
• bei internen Zugängen: Anfrage an definierte Ansprechpartner (z. B. IT / zentrale Admins)

Damit bleiben Rechte sauber gesteuert, ohne dein Team auszubremsen.

Warum eine Zugangsdatenbank in Odoo – und nicht „irgendwo anders“?

Natürlich könntest du auch ein separates Tool für Zugangsdaten nutzen.

Aber die Odoo Zugangsdatenbank hat einen entscheidenden Vorteil:

Sie sitzt dort, wo ihr sowieso arbeitet: in Odoo.

Das bedeutet:

• weniger Tool-Wechsel
• Zugangsdaten sind direkt im Kontext von Kunden, Projekten, Tickets
• Du kannst Prozesse drumherum bauen (z. B. wer Zugänge anlegt, wer prüft, wer freigibt)
• Änderungen sind nachvollziehbar (wer hat wann was angepasst)

Gerade wenn Odoo ohnehin euer zentrales Arbeitssystem ist, ergibt es Sinn, auch den Umgang mit Zugangsdaten dort zu organisieren – natürlich immer im Rahmen eines sinnvollen Sicherheitskonzeptes.

Deine Vorteile mit der Odoo Zugangsdatenbank

• Kein Passwort-Chaos mehr
  Schluss mit Excel-Listen, privaten Notizen und verstreuten Logins.
• Schneller Zugriff im Projektalltag
  Dein Team findet relevante Zugänge in Sekunden – direkt beim passenden Kunden.
• Mehr Sicherheit & Kontrolle
  Zentraler Einstieg, Rollen-/Nutzerkonzept, nachvollziehbare Änderungen.
• Bessere Zusammenarbeit
  Neue Kolleg:innen können schneller produktiv arbeiten, weil sie nicht erst alle Zugangsdaten zusammensammeln müssen.
• Transparenz bei Kunden-Zugängen
  Für jeden Kunden ist klar, welche Zugänge existieren – und wer darauf Zugriff hat.

Wie läuft das mit uns?

Wir sehen die Odoo Zugangsdatenbank als Baustein für einen professionellen, sicheren Odoo-Einsatz – gerade für Dienstleister, IT, Agenturen und Beratungen.

Typischer Ablauf:

1. Kurzer Check deiner aktuellen Zugangsdaten-Praxis
   Wo liegen Zugänge heute? Wer hat Zugriff? Was nervt im Alltag?
2. Einrichtung der Odoo Zugangsdatenbank
   Installation, Konfiguration, Berechtigungskonzept, Struktur (Kunden, interne Zugänge etc.)
3. Übernahme bestehender Zugangsdaten
   Gemeinsam überlegen wir, wie bestehende Listen/Tools nach Odoo migriert werden können.
4. Schulung & Übergabe
   Damit dein Team weiß:
   • wie Zugänge angelegt werden,
   • wie Zugriffe gesteuert werden,
   • und wie die Daten sauber gepflegt bleiben.

Wenn du möchtest, können wir das Modul auch an deine Sicherheitsvorgaben oder bestehende Prozesse (z. B. On-/Offboarding) anpassen.