Die neue E-Rechnungspflicht ist da – wie du sie mit Odoo entspannt erfüllst

Was ist überhaupt eine E-Rechnung – und was nicht?

Wichtiger Punkt gleich am Anfang:

Eine E-Rechnung ist keine PDF, kein Scan und keine „normale“ Mail mit Anhang.

Im Sinne von § 14 UStG und der E-Rechnungsverordnung ist eine E-Rechnung ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und automatisch verarbeitet werden kann.

In Deutschland sind aktuell vor allem zwei Standards relevant:

• XRechnung
  • reines XML-Format
  • besonders wichtig für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
• ZUGFeRD
  • Hybridformat: PDF + eingebettete XML-Rechnungsdaten
  • lesbare PDF für Menschen, strukturierte Daten für Maschinen

Wichtig:

• Eine normale PDF-Rechnung (auch per E-Mail) erfüllt nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung im neuen Sinne.
• Ziel des Gesetzgebers ist eine automatisierte Verarbeitung – dafür braucht es eben strukturierte Daten, nicht nur ein „schönes PDF“.

Ab wann bist du wozu verpflichtet?

Die Pflicht kommt in Stufen. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen:

• Empfang von E-Rechnungen
• Versand / Ausstellung von E-Rechnungen

1. Empfang von E-Rechnungen

Ab 01.01.2025 gilt:

Alle inländischen Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.

Das bedeutet:

• Dein Unternehmen muss technische Prozesse haben,
  um E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen, zu prüfen und zu archivieren.
• Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig, wenn die Rechnung den neuen Vorgaben entspricht.

2. Versand / Ausstellung von E-Rechnungen

Hier greifen Übergangsfristen:

• Bis 31.12.2025
  Du darfst weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen für B2B-Umsätze ausstellen.
  Auch andere elektronische Formate sind erlaubt, solange der Empfänger zustimmt.
• Bis 31.12.2026
  Für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz bis 800.000 € gilt eine verlängerte Übergangsfrist:
  Sie dürfen ein Jahr länger klassische Formate nutzen.
• Bis 31.12.2027
  Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z. B. EDI-Verfahren) sind noch möglich,
  wenn der Empfänger zustimmt und der Datenaustausch gewissen Kriterien entspricht.
• Ab 01.01.2028
  Müssen grundsätzlich E-Rechnungen im Sinne der neuen Vorgaben verwendet werden.
  Reine PDF-/EDI-Sonderwege werden dann nicht mehr ausreichen.

Kurz gesagt:

• Empfang: ab 2025 Pflicht für alle
• Versand: stufenweise – aber ab 2028 kommst du an der E-Rechnung nicht mehr vorbei

Warum du dich besser jetzt mit der E-Rechnung beschäftigst

Klar, du könntest die Übergangsfristen ausreizen.

Aber: Die E-Rechnung ist nicht nur eine lästige Pflicht – sie ist auch eine riesige Chance, deine Prozesse zu modernisieren.

Typische Probleme heute:

• Rechnungsdaten werden mehrfach abgetippt (Fehler inklusive)
• Freigaben laufen per E-Mail, Zettel oder „Zuruf“
• Ablage & Suche nach Rechnungen kosten Zeit und Nerven
• Medienbrüche zwischen Vertrieb, Buchhaltung und Controlling

Mit E-Rechnungen + einem passenden System wie Odoo kannst du:

• Rechnungen automatisiert verarbeiten (Eingang & Ausgang)
• Freigaben in klaren Workflows abbilden
• Daten direkt in der Buchhaltung & im Controlling nutzen
• Archivierung & Nachvollziehbarkeit sauber lösen

Wenn du die Pflicht ohnehin erfüllen musst, kannst du gleich ein Upgrade deiner Prozesse mitnehmen.

Mit Odoo in „10 Sekunden“ zur E-Rechnung – was steckt dahinter?

Auf deiner Landingpage steht zurecht:

„Mit Odoo in 10 Sekunden die Pflicht erfüllen!“

Heißt: Wenn Odoo einmal richtig eingerichtet ist,

ist der Mehraufwand pro Rechnung praktisch gleich null.

1. Ausgangsrechnungen: E-Rechnung aus deinem bestehenden Prozess heraus

In Odoo erstellst du deine Rechnungen wie gewohnt:

• aus Angeboten / Verkaufsaufträgen
• aus Projekten / Dienstleistungen
• aus Abos / wiederkehrenden Leistungen
• aus Lieferungen / Lieferscheinen

Zusätzlich wird Odoo so konfiguriert, dass:

• Rechnungen im richtigen E-Rechnungsformat erzeugt werden (z. B. XRechnung CIUS, ZUGFeRD-konform)
• der Versand über passende Kanäle (z. B. Peppol oder andere) erfolgt
• alle Daten automatisch in der Buchhaltung landen

Du klickst weiter auf „Rechnung erstellen / senden“ –

Odoo übernimmt den Rest im Hintergrund.

2. Eingangsrechnungen: Empfangen, prüfen, buchen

Mit Odoo kannst du auch den Eingang von E-Rechnungen abbilden:

• Eingang über definierte Kanäle (z. B. E-Mail/Upload/Peppol-Konnektor)
• automatisches Einlesen der strukturierten Daten
• Vorschläge für Kontierung / Zuordnung zu Bestellungen & Projekten
• digitale Freigabe-Workflows (z. B. ab bestimmten Beträgen oder Abteilungen)

Damit wird aus „E-Rechnungspflicht erfüllen“ schnell

„Rechnungseingang endlich effizient und transparent“.

3. Archivierung & Nachvollziehbarkeit

Odoo bringt alles mit, was du für eine saubere Dokumentation brauchst:

• digitale Ablage der E-Rechnungen im System
• Verbindung zur Buchung, zum Beleg, zum Workflow
• Suchfunktionen nach Kunde, Betrag, Datum, Projekt, Konto usw.
• optional: Verknüpfung mit Odoo Dokumente (DMS) für strukturierte Ablage

So bist du prüfungs- und auditfest – und musst keine Belegordner mehr durchblättern.

Wie läuft die Umsetzung mit uns konkret ab?

Damit das Ganze nicht in einem IT-Projektmonster endet, gehen wir strukturiert, aber pragmatisch vor.

1. Analyse: Wo stehst du heute?

Gemeinsam schauen wir uns an:

• wie du heute Rechnungen erstellst, verschickst und empfängst,
• welche Systeme im Einsatz sind (ERP, Buchhaltung, DMS, Scanner, Portale …),
• welche Mengen & Sonderfälle es gibt (z. B. öffentliche Auftraggeber, Ausland, unterschiedliche Gesellschaften).

Ziel: ein klares Bild, wo wir ansetzen und was ggf. bleiben kann.

2. Konzept: E-Rechnung in deinen Odoo-Prozess integrieren

Wir definieren:

• welche E-Rechnungsformate du brauchst (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
• wie Ausgangsrechnungen erzeugt und übermittelt werden
• wie Eingangsrechnungen empfangen & verarbeitet werden
• welche Freigabe-Workflows sinnvoll sind

Und zwar so, dass es zu deinem Unternehmen passt – nicht nur zur Theorie.

3. Umsetzung in Odoo

Wir:

• aktivieren und konfigurieren die nötigen Odoo-Funktionen
• richten Formate, Journale und ggf. Schnittstellen ein
• testen mit deinen echten Beispielen (Kunden, Rechnungen, Szenarien)
• dokumentieren die neue Vorgehensweise

Wichtig: Wir halten deinen laufenden Betrieb so wenig wie möglich auf.

4. Schulung & Go-Live

Dein Team wird dort abgeholt, wo es im Alltag wirklich arbeitet:

• Buchhaltung / Finance
• Projekt-/Auftragsverantwortliche
• ggf. Vertrieb / Kundenservice

Nach dem Go-Live begleiten wir dich weiter, bis alles stabil läuft –

und optimieren bei Bedarf Feineinstellungen und Auswertungen.