Viele Unternehmen kommen irgendwann an diesen Punkt:
CRM hier, Rechnungsprogramm dort, eigenes Tool fürs Marketing, eine Zeiterfassung, ein Reporting-System, ein Shop-System – „läuft doch alles“.
Auf den ersten Blick wirkt das logisch:
Immer wenn ein neuer Bedarf entsteht, wird eine passende Spezialsoftware gekauft.
So wächst über Jahre ein bunter Zoo an Insellösungen – und genau das wird irgendwann zum Problem.
Das Problem mit Insellösungen
In der Lebenszeit eines Unternehmens werden meist immer wieder neue Tools eingeführt:
- Ein CRM-System für den Vertrieb
- Ein Rechnungsprogramm für die Abrechnung
- Mehrere Systeme für das Marketing
- Eine Zeiterfassung für die Mitarbeiter
- Ein System für das Reporting
- Ein System für Website und/oder Onlineshop
- …
Jedes dieser Systeme ist für sich betrachtet vielleicht richtig gut.
In der Summe führen sie aber fast immer zu denselben Problemen.
1. Hohe (versteckte) Kosten
- Jedes System wird separat lizenziert
- Monatlich oder jährlich sind es erst einmal „nur kleine Beträge“
- In der Gesamtsumme kommt aber schnell ein ordentlicher Betrag zusammen – oft ohne, dass jemand den Überblick hat
Dazu kommen Einmalkosten, Updates, Schulungen und gelegentlich teure Spezialisten, wenn etwas nicht mehr funktioniert.
2. Schlechte Datenqualität
Übergreifende Daten wie:
- Kunden
- Artikel & Preiskonditionen
- Bestände
- Projekte
- …
werden in mehreren Systemen parallel gepflegt.
Die Folgen:
- doppelte oder dreifache Datenpflege
- unterschiedliche Stände in verschiedenen Tools
- niemand weiß mehr, welcher Datensatz jetzt „der richtige“ ist
Mit jeder weiteren Insellösung steigt das Risiko von Dateninkonsistenzen – und damit von Fehlentscheidungen.
3. Hoher Zeitaufwand im Alltag
Manuelle Datenpflege in mehreren Systemen frisst Zeit:
- Daten per Copy & Paste übertragen
- Bestände und Preise von System A nach System B nachziehen
- Ewig nach „dem richtigen Stand“ suchen
- Fehler korrigieren, weil irgendwo jemand mit alten Daten gearbeitet hat
Alle diese Tätigkeiten sind nicht direkt wertschöpfend, halten deine Mitarbeitenden vom eigentlichen Tagesgeschäft ab – und kosten am Ende nur Geld.
Die typischen „Lösungen“ – und warum sie nicht funktionieren
Wenn Insellösungen an ihre Grenzen kommen, passiert meistens eines von zwei Dingen:
Option 1: Immer mehr Schnittstellen
Es werden nach und nach Schnittstellen zwischen den Systemen aufgebaut, um Daten synchron zu halten und den manuellen Aufwand zu senken.
Das klingt sinnvoll, führt aber zu neuen Problemen:
- jede Schnittstelle kostet Geld in der Einrichtung
- jede Änderung an einem System kann Dominoeffekte auf andere Systeme haben
- Fehler in Schnittstellen sind oft schwer zu finden
- trotz Integration bleiben meist Brüche im Prozess
Kurz: Du reduzierst Symptome, aber erhöhst Komplexität und laufende Kosten.
Option 2: Immer mehr Mitarbeitende
Statt Prozesse zu vereinfachen, werden zusätzliche Mitarbeitende eingestellt, um:
- Daten abzugleichen
- Informationen zwischen Systemen und Abteilungen zu „übersetzen“
- Lücken in der Systemlandschaft manuell zu überbrücken
Dadurch steigen deine Personalkosten – aber die Ursache bleibt bestehen:
Deine Prozesse sind unnötig komplex, weil sie durch zu viele Tools abgebildet werden.
In beiden Fällen gilt:
Es werden nur Symptome behandelt, das eigentliche Problem aber nicht gelöst.
Was du wirklich brauchst: eine integrierte Lösung statt Tool-Zoo
Was an diesem Punkt fehlt, ist kein weiteres Spezialtool, sondern:
eine vollumfängliche, integrierte Softwarelösung, die deine Insellösungen Schritt für Schritt ablöst und auf deine Geschäftsprozesse zugeschnitten ist.
Das bedeutet konkret:
- Alle Daten an einem Ort – keine mehrfach gepflegten Kunden, Artikel oder Bestände
-
Alle Bereiche in einem System:
Fertigung, Marketing, Rechnungsstellung, Website/Shop, Lager, Personal, Reporting, CRM – alles in einer Oberfläche - Alle arbeiten mit dem gleichen, aktuellen Datenstand – egal, von welchem Standort oder Arbeitsplatz aus
- Prozesse laufen durchgängig, statt an Systemgrenzen zu brechen
Genau hier setzen wir mit Odoo an:
Wir können alle diese Funktionen in einer einzigen Plattform bündeln – und sie so konfigurieren und erweitern, dass sie zu deinen Prozessen passen, statt umgekehrt.
Kein Wunsch muss dabei offen bleiben:
Von Standardprozessen „out of the box“ bis hin zu individuellen Anpassungen, Schnittstellen zu bestehenden Systemen und branchenspezifischen Erweiterungen.
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Wenn dir die genannten Probleme bekannt vorkommen –
viele Systeme, viel Aufwand, Datenchaos – dann ist das ein starkes Zeichen dafür, dass deine Insellösungen an ihre Grenzen stoßen.
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- deine aktuelle Systemlandschaft zu analysieren
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