In vielen Unternehmen läuft der Einkauf so:
- Bedarfe kommen per E-Mail, Chat oder Zuruf
- Angebote von Lieferanten liegen in Postfächern oder Excel
- Bestellungen werden in Word oder direkt beim Lieferanten „irgendwie“ ausgelöst
- Preise werden jedes Mal neu gesucht – oder einfach „wie immer“ angenommen
- niemand hat auf Knopfdruck den Überblick: Wer bestellt was, zu welchen Konditionen – und wie wirken sich Preise auf die Marge aus?
Genau hier setzt Odoo Einkauf (Odoo Purchase) an:
Eine zentrale Beschaffungsplattform, in der du Bedarfe, Anfragen, Bestellungen, Liefertermine und Preise steuerst – direkt verknüpft mit Lager, Verkauf, Produktion und Buchhaltung.
Was ist Odoo Einkauf?
Odoo Einkauf ist die App für deinen operativen und strategischen Einkauf. Du kannst damit:
- Lieferantenstammdaten und Preislisten verwalten
- Bestellanforderungen und Bestellungen zentral erfassen
- Angebote von mehreren Lieferanten vergleichen
- Rahmenverträge und Konditionen pflegen
- Liefertermine, Teillieferungen und Rückstände im Blick behalten
Und das alles integriert mit anderen Odoo-Apps: Lager, Verkauf, Fertigung, Projekte, Buchhaltung.
Vom Bedarf zur Bestellung – transparent und nachvollziehbar
Statt „Kannst du mal schnell was bestellen?“ bildet Odoo Einkauf einen klaren Prozess ab:
-
Bedarf entsteht
- aus dem Lager (Mindestbestände, Nachschubregeln)
- aus Projekten oder Fertigung (Materialbedarf)
- oder manuell als Bestellanforderung
-
Angebotsanfrage (RFQ)
- du legst eine Anfrage an, schickst sie an einen oder mehrere Lieferanten
- optional vergleichst du Preise, Lieferzeiten und Konditionen
-
Bestellung
- aus der Anfrage wird mit einem Klick eine Bestellung
- Konditionen, Preise und Vereinbarungen werden gespeichert
-
Wareneingang & Rechnung
- das Lager bucht den Wareneingang
- die Buchhaltung matcht Lieferantenrechnung und Bestellung (3-Way-Match, je nach Prozess)
Alles hängt zusammen – du kannst jederzeit nachvollziehen:
- Warum wurde etwas bestellt?
- Wer hat es ausgelöst und freigegeben?
- Zu welchem Preis und mit welchen Konditionen?
Automatische Bestellvorschläge statt permanentem Feuerlöschen
Mit Odoo Einkauf kannst du Bestellvorschläge automatisieren, z. B.:
- Mindest- und Meldebestände pro Artikel
- Wiederbeschaffungsregeln, basierend auf Lagerverbrauch und Lieferzeiten
- Bedarf aus Verkauf und Produktion (MRP)
Odoo erkennt:
„Dieser Artikel fällt unter den Meldebestand, in X Tagen werden wir leer – bitte nachbestellen.“
Das reduziert:
- spontane Notfallbestellungen
- teure Expresslieferungen
- Diskussionen zwischen Lager, Einkauf und Vertrieb
Du entscheidest, ob Odoo:
- nur Vorschläge anbietet, die der Einkauf prüft
- oder in einem definierten Rahmen automatisch Bestellungen erzeugt (z. B. für C-Teile, Standardmaterialien).
Lieferanten, Preislisten & Konditionen im Griff
Im Einkauf entscheidet sich ein großer Teil deiner Marge.
Mit Odoo verwaltest du:
- Lieferantenstammdaten (Kontaktdaten, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen)
- Preislisten pro Lieferant und Artikel
- Staffelpreise, Rabatte, Mindestmengen
- Rahmenverträge und Laufzeiten
So weißt du:
- wer dein Hauptlieferant für bestimmte Artikel ist
- welche Preise aktuell gelten
- wie sich Einkaufspreise über die Zeit verändern
Und du vermeidest „Wildwuchs“, bei dem jede Abteilung „ihren“ Lieferanten anruft – zu völlig unterschiedlichen Konditionen.
Genehmigungsworkflows & Transparenz im Einkauf
Je nach Unternehmensgröße und Struktur brauchst du Freigaben:
- Bestellungen über einem bestimmten Wert
- bestimmte Artikelgruppen (z. B. CAPEX, IT-Equipment)
- Bestellungen aus bestimmten Abteilungen
Mit Odoo kannst du:
- Genehmigungsregeln definieren
- Bestellungen nach Wert, Lieferant oder Kategorie freigabepflichtig machen
- Prozesse transparent gestalten: Wer hat wann was freigegeben?
Damit entsteht Kontrolle, ohne den Einkauf komplett zu verlangsamen.
Integration mit Lager, Verkauf, Produktion & Buchhaltung
Der große Mehrwert: Odoo Einkauf ist kein Inselsystem.
-
Lager
Wareneingänge aus Bestellungen aktualisieren automatisch Bestände, Chargen, Seriennummern und Lagerwerte. -
Verkauf
Verkaufte Artikel erzeugen Bedarf im Einkauf. Der Vertrieb kann realistische Lieferzeiten kommunizieren, weil er Bestellungen und Liefertermine sieht. -
Produktion (MRP)
Fertigungsaufträge erzeugen Materialbedarfe, die direkt in Bestellvorschläge einfließen. -
Buchhaltung
Lieferantenrechnungen werden mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Preise, Rabatte und Konditionen sind nachvollziehbar, nicht nur „gefühlte Werte“.
Kurz:
Beschaffung wird zu einem integrierten Teil deiner Wertschöpfungskette, nicht nur zu einer reaktiven Funktion.
Auswertungen: Was kaufst du wo, zu welchen Konditionen?
Odoo Einkauf liefert dir u. a. Auswertungen zu:
- Einkaufsvolumen pro Lieferant, Artikel, Warengruppe
- Preisentwicklung über Zeit
- Lieferantenperformance (Liefertermine, Qualität, Reklamationen – in Kombination mit Qualitäts- und Lagerdaten)
- offenen Bestellungen, Rückständen, Teillieferungen
Damit kannst du u. a. entscheiden:
- Mit welchen Lieferanten wollen wir strategisch enger arbeiten?
- Wo gibt es Bündelungspotenzial?
- Welche Artikel verteuern unsere Projekte überproportional?
Aus „Das war schon immer so“ wird ein datenbasierter Einkauf.
Für wen eignet sich Odoo Einkauf?
Besonders spannend ist die Einkaufs-App für Unternehmen, die:
- viele wiederkehrende Bestellungen / Materialbedarfe haben
- bereits mit Odoo Lager, Verkauf, Fertigung oder Buchhaltung arbeiten (oder planen)
- heute noch mit E-Mails, Excel, ERP-„Notlösungen“ oder Word-Bestellungen arbeiten
- Transparenz über Einkaufskonditionen, Volumen und Lieferanten aufbauen wollen
Egal ob Handel, Produktion, Projektgeschäft oder Dienstleistung mit Materialeinsatz – sobald Beschaffung eine spürbare Rolle spielt, lohnt sich ein strukturierter Prozess.
Wie wir Odoo Einkauf mit dir einführen
Wir verstehen Einkauf nicht als „ein paar Masken im System“, sondern als Kernprozess, der eng mit allen anderen Bereichen verknüpft ist.
1. Prozessaufnahme
- Wie läuft dein Einkauf heute ab?
- Welche Rolle spielen Lager, Vertrieb, Produktion, Projekte?
- Wie werden Bedarfe gemeldet, Angebote eingeholt, Bestellungen ausgelöst?
- Welche Freigabeprozesse gibt es – offiziell und inoffiziell?
2. Konzept & Setup
- Definition eines klaren Einkaufsprozesses in Odoo (von Bedarf bis Rechnung)
- Konfiguration von Lieferanten, Preislisten, Rahmenverträgen
- Einrichtung von Bestellvorschlägen, Mindestbeständen und Nachschubregeln
- Genehmigungsworkflows für bestimmte Bestellungen
- Integration mit Lager, Verkauf, MRP und Buchhaltung
3. Einführung & Schulung
- Pilot mit ausgewählten Warengruppen oder Lieferanten
- Schulung für Einkauf, Lager, Buchhaltung und beteiligte Fachbereiche
- Begleitung in den ersten Bestellzyklen, bis der Prozess stabil läuft
4. Weiterentwicklung
- Auswertung der ersten Monate (Lieferantenstruktur, Preise, Bestände)
- Optimierung von Regeln, Parametern und Reports
- Ausbau um Themen wie Qualitätsprüfungen, Lieferantenbewertungen, Rahmenkontrakte
Kostenloses Erstgespräch: Passt Odoo Einkauf zu deinem Unternehmen?
Wenn du:
- aktuell noch mit E-Mail, Excel und „Bestellen nach Gefühl“ arbeitest,
- bereits Odoo einsetzt und den Einkauf integrieren möchtest
- oder vor einer ERP-/Beschaffungsentscheidung stehst,
dann lass uns gemeinsam draufschauen.
👉 Buche dein kostenloses Erstgespräch
Wir klären gemeinsam:
- wie dein Einkauf heute organisiert ist,
- an welchen Stellen Odoo Einkauf dich konkret entlasten kann
- und wie ein Einstieg aussieht, der dein Tagesgeschäft nicht stört, sondern Schritt für Schritt besser macht.
Wir freuen uns auf ein persönliches Kennenlernen und die gemeinsame Zusammenarbeit!