Wenn du Odoo einsetzt, verarbeitest du automatisch personenbezogene Daten: Kund:innen, Leads, Mitarbeitende, Bewerber:innen, Lieferanten, Nutzerkonten usw.
Damit bist du mitten in der DSGVO – ob du willst oder nicht.
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen und verlangt u. a.:
- einen rechtmäßigen Zweck und Rechtsgrundlage
- Transparenz gegenüber Betroffenen
- technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
- die Erfüllung von Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung etc.)
- Nachweis- und Dokumentationspflichten
Odoo nimmt dir die rechtliche Verantwortung nicht ab –
aber es liefert dir viele Werkzeuge, um deine Datenschutzpflichten praktikabel umzusetzen.
1. Zugriff, Rollen & Berechtigungen – „Need to know“ statt Datenwildwuchs
Ein Kernprinzip der DSGVO:
Nur Personen, die Daten wirklich brauchen, sollen Zugriff haben.
Odoo unterstützt das durch:
- Rollen- und Rechtekonzept: Du kannst sehr granular steuern, wer welche Datensätze sieht oder bearbeiten darf (z. B. nur eigene Kunden, nur eigene Projekte, nur die eigene Abteilung).
- Gruppen & Record Rules: Zugriff kann auf Model-, Datensatz- und sogar Feldebene eingeschränkt werden.
- Logging/Audit: Viele Änderungen sind über Chatter / Historie nachvollziehbar, zusätzliche Audit-Module können das noch erweitern.
So kannst du technisch umsetzen, was rechtlich gefordert ist:
Datenminimierung, Zugriff nach Rolle, Verantwortlichkeiten.
2. Technische & organisatorische Maßnahmen (TOM) mit Odoo unterstützen
Die DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um personenbezogene Daten zu schützen (Art. 32 DSGVO).
Odoo kann Teil dieser TOM sein, z. B. durch:
- Zugriffskontrolle (User-Management, Passwortrichtlinien, 2FA via Zusatzlösungen)
- Protokollierung (Wer hat was wann geändert?)
- Trennung von Test- und Produktivsystem (kein „Herumspielen“ mit Echt-Daten)
- Hosting-Konzepte mit verschlüsselter Übertragung und Datensicherung (TLS, Backups etc., je nach Deployment)
Die eigentliche TOM-Dokumentation musst du natürlich selbst führen –
aber Odoo liefert dir dafür eine klare Struktur und Funktionen, auf die du dich stützen kannst.
3. Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung
Betroffene Personen haben u. a. das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung / Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Mit Odoo kannst du diese Rechte technisch unterstützen:
- Daten zu einer Person sind zentral in CRM, Verkauf, Projekten, Support, Rechnungen usw. auffindbar.
- Du kannst Auskünfte einfacher zusammenstellen, weil die Daten nicht über 10 Tools verteilt sind.
-
Über spezialisierte GDPR-Module kannst du:
- Lösch-/Anonymisierungsprozesse abbilden
- Anfragen dokumentieren
- standardisierte Abläufe definieren (z. B. „Kunde will Datenkopie / Löschung“)
Wichtig:
Rechtlich musst du abwägen (z. B. Aufbewahrungspflichten vs. Löschung).
Technisch kann Odoo dir helfen, Daten zu kennzeichnen, einzuschränken oder zu anonymisieren, statt wild überall manuell rumzulöschen.
4. Auftragsverarbeitung & Odoo: Wer ist wofür verantwortlich?
Sobald du Odoo gehostet oder von Dienstleistern betreiben lässt, hast du meist eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Typische Konstellationen:
- Odoo Online / Odoo.sh → Odoo S.A. als (Sub-)Auftragsverarbeiter
- Hosting-Provider (z. B. in der Cloud) → Auftragsverarbeiter
- Odoo-Partner (wie wir) mit Admin-/Support-Zugriff → i. d. R. ebenfalls Auftragsverarbeiter
Was du brauchst:
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit deinen Dienstleistern
- Transparenz, wo Daten liegen (EU/EWR, Drittland, Standardvertragsklauseln etc.)
- klare Festlegung, wer welche TOM bereitstellt
Odoo unterstützt das technisch, indem:
- Zugriffe auf Systemebene klar geregelt werden können (Admin-Nutzer, Support-Zugänge)
- du rollenbasiert steuern kannst, welchen Zugriff externe Admins haben
- du Protokolle über Adminaktivitäten führen kannst (z. B. via Erweiterungen/Audit-Module)
Rechtlich bleibt:
Du bist Verantwortlicher, Dienstleister sind Auftragsverarbeiter – egal, wie „schlau“ das System ist.
5. DSGVO auf der Website & im Odoo-Portal
Wenn du Odoo als Website-/Shop-Plattform einsetzt, sind weitere Themen relevant:
- Einwilligung & Cookie-Management
- Datenschutzerklärung
- Kontakt-/Formular-Handling (Newsletter, Bewerbungen, Kontaktformulare)
- Double-Opt-In für Newsletter
Odoo bietet:
- integrierte Website- und E-Commerce-Module
- die Möglichkeit, Cookie-Banner und Einwilligungsmechanismen über Module/Erweiterungen anzubinden
- zentrale Verwaltung von Newsletter-Einwilligungen und Abmeldungen (Mailing / Marketing Automation)
Mit passenden GDPR-Website-Modulen kannst du u. a.:
- Cookie-Opt-in-Banner einbinden
- Datenschutzhinweise sauber abbilden
- Einwilligungen protokollieren
6. Dokumentation & Nachweis: Odoo als Rückgrat deiner Datenschutz-Organisation
Die DSGVO verlangt nicht nur, dass du „schon irgendwie Datenschutz machst“, sondern dass du ihn nachweisen kannst – z. B. über:
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- TOM-Dokumentation
- Verträge zur Auftragsverarbeitung
- Protokolle zu Betroffenenanfragen
Odoo kann hier dienen als:
- zentrales DMS (Odoo Dokumente) für AVV, TOM, Policies, Schulungsnachweise
-
Basis für Workflows, z. B.:
- „Betroffenenanfrage“
- „Meldung Datenschutzvorfall intern“
- „Freigabe neuer Prozesse mit personenbezogenen Daten“
Du kannst dir eigene Datenschutz-Prozesse in Odoo abbilden –
z. B. mit Projekten, Aufgaben, Helpdesk-Tickets oder speziellen Modulen.
Was Odoo nicht für dich übernimmt (aber du drauf aufbauen kannst)
Damit es klar ist:
- Odoo ersetzt nicht den Datenschutzbeauftragten.
- Odoo ist kein Rechtsrat.
- Odoo garantiert dir nicht automatisch DSGVO-Compliance.
Aber:
- Es ist eine zentrale Plattform, mit der du deine Datenschutzpflichten viel besser organisieren kannst, als mit 10 verschiedenen Tools.
- Viele technische Anforderungen (Zugriff, Protokollierung, Datenstruktur, Export/Löschung) sind damit lösbar, statt reine Theorie zu bleiben.
Wie läuft das mit uns?
Wir verstehen Odoo nicht nur als ERP, sondern als Organisationsplattform – auch für Datenschutzthemen.
Typischer Ablauf:
-
Ist-Analyse
Welche personenbezogenen Daten verarbeitest du heute in Odoo?
Welche Module? Welche Rollen? Welche weiteren Tools hängen dran? -
DSGVO-Fokus definieren
- Zugriff & Rollen sauber aufsetzen
- Prozesse für Betroffenenrechte definieren (Auskunft, Löschung, Einschränkung)
- Auftragsverarbeitungs-Themen mit Hosting & Support klären
- Wenn gewünscht: passende GDPR-Module auswählen (Website, CRM, Portal, Lösch-/Exportprozesse)
-
Umsetzung in Odoo
Wir konfigurieren Rechte, Workflows, Module und ggf. Auditing-Funktionen so,
dass sie deine Datenschutzstrategie unterstützen – nicht behindern. -
Schulung & Zusammenarbeit mit deinem Datenschutzbeauftragten
Wir übersetzen „Odoo-Sprache“ in die Welt deines DSB – und umgekehrt.
So entstehen technisch machbare Lösungen, keine reinen Papierkonzepte.
Kostenloses Erstgespräch: Wie gut unterstützt dich dein Odoo heute bei der DSGVO?
Wenn du:
- Odoo schon nutzt und wissen willst, ob du beim Thema Datenschutz besser werden kannst,
- gerade überlegst, mit Odoo zu starten, und DSGVO von Anfang an mitdenken willst,
- oder dein Datenschutzbeauftragter bereits konkrete Fragen zu Odoo gestellt hat,
dann lass uns sprechen.
👉 Buche dein kostenloses Erstgespräch
Wir schauen gemeinsam:
- wo in deinem Odoo-System personenbezogene Daten stecken,
- welche Datenschutz-Themen für dich wirklich kritisch sind,
-
und wie wir Odoo so konfigurieren und erweitern können,
dass es deine DSGVO-Pflichten praxisnah unterstützt –
statt dir noch ein weiteres To-do aufzubürden.