Odoo Buchhaltung & GoBD

Was verlangen die GoBD überhaupt?

Die GoBD sind kein einzelnes Gesetz, sondern ein BMF-Schreiben, das konkretisiert, wie du deine Buchhaltung führen musst, wenn du EDV nutzt.

Vereinfacht gesprochen, geht es um diese Grundsätze:

• Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
  Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos nachvollziehbar sein – auch Jahre später.
• Vollständigkeit & Richtigkeit
  Es dürfen keine Buchungen „vergessen“ oder nachträglich geändert werden, ohne Spur.
• Zeitgerechte Buchung & Erfassung
  Belege und Buchungen müssen zeitnah erfasst werden.
• Ordnung & Systematik
  deine Buchhaltung braucht eine klare Struktur – nicht „irgendwo in Ordnern“.
• Unveränderbarkeit
  einmal erfasste Daten dürfen nicht einfach spurlos geändert werden.
• Aufbewahrung & Datenzugriff (Z1, Z2, Z3)
  6 bzw. 10 Jahre Aufbewahrung – inkl. elektronischem Zugriff für Betriebsprüfer.

Wichtig:

Die Verantwortung liegt immer beim Unternehmer – nicht beim Steuerberater oder beim Softwarehersteller.

Odoo & GoBD: Was die Software-Seite abdecken muss

Die gute Nachricht: Odoo bringt schon im Standard sehr viele Bausteine mit, die für eine GoBD-konforme Buchhaltung wichtig sind – insbesondere mit der deutschen Lokalisierung und ab Version 18 mit eigenen GoBD-Funktionen.

Dazu gehören u. a.:

• Deutscher Kontenrahmen (SKR03/SKR04)
• Buchungsperioden & Sperrfristen (Lock Dates)
• Revisionssichere Protokollierung von Buchungen und Änderungen
• DATEV-Export (für Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen)
• GoBD-Export in der deutschen Lokalisierung (strukturiertes Datenpaket für Prüfungen)

Damit sind die wichtigsten Grundlagen abgedeckt – aber:

Für eine wirklich prüfungsfeste Implementierung braucht es zusätzlich eine saubere Konfiguration, passende Prozesse und oft ein spezialisiertes GoBD-Modul.

GoBD-Module für Odoo: Festschreibung & Unveränderbarkeit sicherstellen

Genau hier kommen spezialisierte Erweiterungen ins Spiel, z. B. das GoBD-Modul von syscoon, das von Wirtschaftsprüfer:innen nach IDW PS 880 zertifiziert wurde.

Was solche Module typischerweise leisten:

• Festschreibung von Buchungen
  Buchungen in abgeschlossenen Perioden können nicht mehr in den Entwurfsstatus zurückgesetzt oder „unsichtbar“ verändert werden.
• Eindeutige, fortlaufende Buchungssatznummern
  Jeder Buchungssatz erhält eine eigene Nummer – wichtig für Nachvollziehbarkeit.
• Hash-Werte (z. B. SHA-256)
  Manipulationen an bereits festgeschriebenen Daten werden erkennbar.
• Dokumentation & GoBD-Bescheinigung
  Eine ausführliche technische Dokumentation und Bestätigung, wie die GoBD-Anforderungen umgesetzt werden.

Solche Erweiterungen erhöhen die GoBD-Konformität deiner Odoo-Buchhaltung deutlich – und sind bei vielen Prüfer:innen faktisch Standard.

Was du neben der Software brauchst: Prozesse & Verfahrensdokumentation

Die GoBD betreffen nicht nur deine Software, sondern das gesamte Verfahren:

• Wie kommen Belege ins System (Papier, E-Rechnung, Mail)?
• Wer darf buchen, wer freigeben?
• Wie wird mit Stornos, Korrekturen, Umbuchungen umgegangen?
• Wie werden Daten archiviert und gesichert?

Das alles gehört in eine Verfahrensdokumentation, die dein System und deine Abläufe beschreibt – und bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden kann.

Odoo unterstützt dich dabei, weil:

• Prozesse als Workflows abgebildet werden (z. B. Eingangsrechnung → Prüfung → Freigabe → Zahlung),
• Zuständigkeiten über Benutzerrechte und Rollen geregelt werden,
• Belege, Buchungen und Dokumente zentral im System verknüpft sind.

Die Verfahrensdokumentation schreibt man nicht „für die Schublade“,

sondern als Spiegel deiner gelebten Prozesse – Odoo ist dafür die Basis.

Typische GoBD-Aspekte – und wie Odoo sie abbildet

1. Unveränderbarkeit von Buchungen

• Sperrfristen / Lock-Dates pro Periode in Odoo
• zusätzliche Festschreibung über GoBD-Modul (Hash, Sperrdatum, feste Status)

2. Vollständigkeit & Nachvollziehbarkeit

• Jede Buchung ist einem Beleg, Partner, Konto, Journal zugeordnet
• lückenlose Journal- und Kontoauszüge
• Belegbilder (z. B. aus E-Rechnung, OCR, DMS) an Buchungen verknüpft

3. Datenzugriff für Betriebsprüfer (Z1/Z2/Z3)

• Odoo unterstützt GoBD-/GDPdU-Export für Prüfungen (Z3-Zugriff)
• Durch die integrierte Struktur ist sowohl direkter Zugriff (Z1) als auch indirekter Zugriff (Z2) organisatorisch abbildbar.

4. Schnittstelle zum Steuerberater (DATEV)

• Odoo bietet DATEV-Exporte für Buchungsdaten (inkl. Beleginformationen)
• D. h. du kannst deine Buchhaltung intern führen und deinem Steuerberater trotzdem Daten im gewohnten Format liefern.

Wie wir dir konkret helfen, Odoo GoBD-konform zu nutzen

Unsere Aufgabe ist es, aus „Odoo kann das theoretisch“

ein GoBD-stabiles System in deiner Praxis zu machen.

1. Analyse: Status Quo deiner Buchhaltung

Wir klären mit dir:

• Welche Odoo-Version & Module nutzt du heute?
• Wie sehen deine Buchungsprozesse konkret aus (Eingang, Ausgang, Bank, Kasse)?
• Welche Schnittstellen (Steuerberater, Drittsysteme) sind im Spiel?
• Wo gibt es heute Risiken (z. B. nachträgliche Änderungen, fehlende Freigaben, unklare Ablage)?

2. Konzept: GoBD-Anforderungen auf dein Setup abbilden

Auf dieser Basis definieren wir:

• wie Sperrfristen & Festschreibung in Odoo eingerichtet werden,
• ob & welches GoBD-Modul wir einsetzen,
• wie der DATEV-Export eingebunden wird,
• welche Benutzer- und Rollenrechte sinnvoll sind,
• und welche Schritte in deine Verfahrensdokumentation gehören.

3. Umsetzung in Odoo

Wir:

• konfigurieren deine Odoo-Buchhaltung (Lokalisierung, Sperrfristen, Journale, Kontenplan),
• integrieren das GoBD-Modul und/oder weitere Bausteine,
• testen gemeinsam typische Szenarien (Korrekturen, Stornos, Periodenabschluss),
• dokumentieren die Einrichtung für deine Unterlagen.

4. Schulung & Verfahrensdoku

Wir zeigen deinem Team:

• was sich im Alltag ändert (und was nicht),
• wie Korrekturen GoBD-konform durchgeführt werden,
• wie Perioden gesperrt und Abschlüsse vorbereitet werden.

Auf Wunsch unterstützen wir dich auch bei der Verfahrensdokumentation, damit Software und Prozesse zusammenpassen.