Und zwar nicht nur „irgendwie“, sondern so, dass Finanzamt & Betriebsprüfer deine Unterlagen Jahre später noch nachvollziehen können.
Die rechtliche Basis dafür sind vor allem:
- § 257 HGB (Handelsgesetzbuch)
- § 147 AO (Abgabenordnung)
- plus die GoBD als Auslegung für elektronische Systeme
Mit Odoo kannst du diese Pflichten digital, strukturiert und GoBD-konform abbilden – statt in Papierordnern und Dateigräbern zu versinken.
Was musst du überhaupt aufbewahren – und wie lange?
Grundsätzlich gilt:
Alle Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, müssen geschäftliche Unterlagen für bestimmte Zeiträume aufbewahren.
Seit 2025 unterscheiden HGB & AO vor allem zwischen 10, 8 und 6 Jahren:
10 Jahre Aufbewahrung
§ 257 HGB, § 147 AO
Zum Beispiel:
- Handelsbücher, Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Lageberichte
-
Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen,
inkl. Dokumentation deines DV-/Buchführungssystems (also auch die Beschreibung von Odoo & deinen Prozessen)
8 Jahre Aufbewahrung (neu ab 2025)
-
Buchungsbelege, z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege etc.
(vorher 10 Jahre, jetzt Verkürzung auf 8 Jahre)
6 Jahre Aufbewahrung
- Handels- und Geschäftsbriefe (auch als E-Mails)
- sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sein können
Wichtig:
Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder zuletzt geändert wurde.
Digital ist kein „Nice to have“ mehr – sondern Pflicht
Gerade elektronische Unterlagen haben eine Besonderheit:
Was digital entsteht oder eingeht, muss auch digital aufbewahrt werden.
Ausdrucken und die Datei löschen ist nicht GoBD-konform.
Das betrifft u. a.:
- E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)
- E-Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten
- elektronische Buchungsbelege
- digitale Verträge, Lieferscheine, Reports
Die GoBD verlangen außerdem:
- Unveränderbarkeit (keine stillen Änderungen ohne Spur)
- Nachvollziehbarkeit (wer, was, wann, warum)
- Auffindbarkeit in angemessener Zeit
-
eine Verfahrensdokumentation, die erklärt,
wie in deinem Unternehmen Belege erfasst, verarbeitet, gespeichert und vernichtet werden
Genau hier kommt Odoo ins Spiel.
Wie Odoo dir hilft, Aufbewahrungspflichten sinnvoll zu erfüllen
Odoo löst das Problem nicht mit „noch mehr Ordnern“,
sondern mit einem zentralen, digitalen Archiv, das direkt an deine Prozesse gekoppelt ist.
1. Odoo Dokumente: dein zentrales Archiv statt Fileserver-Chaos
Mit Odoo Dokumente kannst du:
- Eingangsrechnungen, Verträge, Lieferscheine, Protokolle etc. digital ablegen
- Dateien per Drag & Drop, E-Mail-Weiterleitung oder Scan einspielen
- Dokumente mit Tags, Ordnern und Regeln strukturieren
-
Dokumente direkt mit Vorgängen verknüpfen
(z. B. Rechnung ↔ Buchung ↔ Bestellung ↔ Projekt)
Vorteil:
Du suchst nicht „im Laufwerk“, sondern im Kontext: Kunde, Projekt, Buchung, Vorgang.
2. Buchhaltung in Odoo: Beleg + Buchung gehören zusammen
In der Odoo-Buchhaltung werden:
- Belegbilder (z. B. PDF-Rechnungen, E-Rechnungen) direkt an die Buchung gehängt
- Journale und Konten sauber geführt, mit lückenlosen Journalnummern
-
Perioden durch Lock-Dates / Sperrfristen geschützt,
damit abgeschlossene Zeiträume nicht still verändert werden
In Kombination mit einem GoBD-/Festschreibungsmodul stellst du sicher, dass:
- Buchungen nach Festschreibung nicht mehr unbemerkt geändert werden
- du bei einer Betriebsprüfung auf Knopfdruck strukturierte Daten liefern kannst
3. Aufbewahrung = Prozess, nicht nur Ablage
Odoo hilft dir, Aufbewahrungspflichten als Prozess zu leben:
-
Eingangsrechnungen laufen z. B. durch
Posteingang → Prüfung → Freigabe → Buchung → Archiv - Jeder Schritt ist im System dokumentiert (Kommentare, Status, Historie)
- Du kannst Fristen und Verantwortlichkeiten per Workflow steuern
-
Lösch- und Vernichtungsprozesse (nach 6/8/10 Jahren) lassen sich geplant umsetzen –
idealerweise mit Unterstützung deines Steuerberaters / DSB
So bleibt die Aufbewahrungspflicht beherrschbar, statt ein diffuses Risiko zu sein.
4. Verfahrensdokumentation: Odoo als roter Faden
Nach GoBD musst du eine Verfahrensdokumentation haben,
die beschreibt, wie du mit Belegen & Daten umgehst.
Odoo hilft dir dabei, weil:
- Prozesse im System abgebildet sind (Workflows, Status, Work Queues)
- organisatorische Abläufe (Wer macht was?) klar zuordenbar sind
-
du Unterlagen zur Technik deines DV-Systems (z. B. Odoo, Schnittstellen, Archivkonzept)
ebenfalls in Odoo Dokumente aufbewahren kannst – die gehören selbst wieder zur 10-Jahres-Aufbewahrung.
Damit hast du eine saubere Grundlage, um mit deinem Steuerberater oder einem GoBD-/Doku-Spezialisten eine belastbare Verfahrensdoku aufzubauen.
Wie läuft das mit uns?
Kurz & praxisnah – so gehen wir vor:
-
Analyse deiner heutigen Ablage & Prozesse
Wir schauen uns an, wie Belege heute in deinem Unternehmen entstehen, geprüft, gebucht und abgelegt werden – digital und auf Papier. -
Konzept für Odoo als Archiv- & Buchungszentrale
Wir definieren, wie Odoo Buchhaltung + Odoo Dokumente + deine bestehenden Systeme zusammenspielen sollen, um HGB-, AO- und GoBD-Anforderungen zu erfüllen. -
Umsetzung & Strukturaufbau
Wir setzen Odoo so auf, dass Belege automatisch da landen, wo sie hingehören – inklusive sinnvoller Ordner-/Tag-Strukturen, Workflows und Rechtekonzept. -
Begleitung & Feinschliff
Wir schulen dein Team und passen das Setup an, sobald ihr im Alltag merkt, wo noch nachgeschärft werden sollte.
Kostenloses Erstgespräch: Ist deine digitale Ablage schon „prüfungsfest“?
Wenn du:
- noch viele Ordner, Fileserver und E-Mail-Postfächer im Einsatz hast,
- unsicher bist, ob deine digitale Ablage wirklich HGB-/AO-/GoBD-tauglich ist,
- oder ohnehin gerade Odoo für Buchhaltung & DMS einführen willst,
dann lass uns sprechen.
👉 Buche dein kostenloses Erstgespräch
Wir schauen gemeinsam:
- wie deine Aufbewahrung heute organisiert ist,
- welche rechtlichen Anforderungen dich konkret betreffen (6/8/10 Jahre, GoBD, E-Rechnung),
- und wie Odoo dir helfen kann, Aufbewahrungspflichten sauber zu erfüllen – ohne Ordnerkeller und Dateichaos.