Odoo Freigabeprozess für die Buchhaltung

Das Problem: Freigaben „aus dem Bauch heraus“

Typischer Alltag ohne strukturierten Freigabeprozess in Odoo:

• Es ist unklar, wer eine Rechnung prüfen muss
• Vertretungen sind nicht geregelt („Der Kollege ist im Urlaub…“)
• Rechnungen werden gebucht, obwohl Kostenverteilung nicht sauber hinterlegt ist
• ab bestimmten Beträgen sollte die Geschäftsführung freigeben – aber es wird nicht immer durchgezogen
• die Buchhaltung hat keine transparente Historie: Wer hat wann „Ja“ gesagt?

Ergebnis:

• Zeitverlust durch Nachfragen
• Unsicherheit bei der Freigabe
• erhöhtes Risiko bei größeren Beträgen
• schlechtere Nachvollziehbarkeit bei internen oder externen Prüfungen

Die Lösung: Ein klarer, mehrstufiger Freigabeprozess in Odoo

Mit Odoo Freigabeprozess für die Buchhaltung wird deine Eingangsrechnungsprüfung in Odoo zu einem standardisierten Workflow, der trotzdem flexibel bleibt.

1. Mehrstufige Freigabe mit klaren Phasen

Das Modul bringt definierte Phasen in deinen Prozess:

• Freigabe 1 – z. B. Kostenstellenverantwortliche
• Freigabe 2 – z. B. Geschäftsführung ab einem bestimmten Betrag
• Phase „Geprüft“ – erst hier darf die Rechnung endgültig gebucht werden

Besonders wichtig:

• Du kannst eine Netto-Grenze hinterlegen:
  Unterhalb dieses Betrags bleibt es bei Freigabe 1 → Geprüft,
  darüber wird zusätzlich Freigabe 2 benötigt.

So stellst du sicher, dass kleinere Beträge schlank und größere Beträge doppelt geprüft werden – automatisch.

2. Prüfen nach Kostenstelle – mit Vertretungslogik

Gerade in Unternehmen mit vielen Bereichen ist die Frage:

Wer prüft eigentlich welche Rechnung?

Im Modul kannst du je Kostenstelle definieren:

• Mitarbeiter für Prüfung
• Vertretung für Prüfung
• ob die Vertretung automatisch genutzt werden soll

Über eine Einstellung kannst du steuern, dass sich die Freigabemitarbeiter in Phase 1 automatisch aus den hinterlegten Kostenstellen ergeben – inklusive Vertretungsregel.

Vorteile:

• Die richtige Person wird automatisch zugewiesen
• Fällt jemand aus, greift die Vertretung – ohne manuelles Eingreifen
• Die Buchhaltung muss nicht mehr „herausfinden“, wer zuständig ist

3. Pflicht zur Kostenverteilung – keine Buchung ohne Basis

Eine Rechnung ohne saubere Kostenverteilung ist für späteres Controlling und Reporting wenig wert.

Deshalb sorgt das Modul dafür, dass:

• eine Freigabe nur gestartet werden kann, wenn in jeder Position eine Kostenverteilung hinterlegt ist
• du auf Wunsch Kostenverteilung abschnittsweise setzen kannst (z. B. für alle Positionen eines Abschnitts in einem Rutsch)

So stellst du sicher, dass keine Rechnung „mal eben schnell“ freigegeben wird,

ohne dass klar ist, wo die Kosten tatsächlich landen.

4. Automatische Zuweisung & Mehrfachprüfungen

In vielen Fällen reicht ein Prüfer pro Rechnung nicht aus – z. B. wenn mehrere Kostenstellen beteiligt sind.

Das Modul ermöglicht:

• Mehrfachzuweisung von Mitarbeitenden pro Phase (z. B. mehrere Kostenstellenverantwortliche)
• automatische Befüllung der zugewiesenen Mitarbeitenden anhand der Kostenstellen pro Rechnungszeile
• Anzeige, wie viele der zugewiesenen Mitarbeitenden bereits geprüft haben

Die Logik:

Erst wenn alle zugewiesenen Personen ihre Prüfung durchgeführt haben,

wechselt die Rechnung in die nächste Phase (oder in „Geprüft“).

So wird die Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt – und ist gleichzeitig sauber nachvollziehbar.

5. Benachrichtigungen, wie sie zu deinem Team passen

Nicht jedes Unternehmen arbeitet gleich – deshalb kann der Admin pro Phase entscheiden, wie Mitarbeitende informiert werden sollen:

• E-Mail-Benachrichtigung
• Aktivität in Odoo (Aufgabe im Chatter / Aktivitätenbereich)
• beides oder auch keins von beidem

Für jede Phase kannst du:

• eine Mailvorlage hinterlegen
• optional eine Aktivität definieren, die beim Erreichen der Phase automatisch angelegt wird

So stellst du sicher, dass:

• niemand seine Freigabe „übersieht“
• dein Team nicht mit unnötigen Mails oder Aktivitäten überflutet wird
• jede Phase genau die Kommunikation bekommt, die sie braucht

6. Lückenlose Dokumentation im Chatter

Transparenz ist gerade in der Buchhaltung Gold wert.

Deshalb dokumentiert das Modul wichtige Schritte direkt im Chatter der Rechnung, z. B.:

• wenn jemand den Button „Geprüft“ drückt
• wenn eine Phase gewechselt wird
• wer in welcher Phase zuständig ist bzw. war

So kannst du auch Monate später noch nachvollziehen:

• wer die Rechnung geprüft hat,
• wann die Freigaben erfolgt sind,
• und wie der Weg bis zur Buchung aussah.

Ideal für interne Kontrollen und für den Fall, dass eine Rechnung irgendwann Fragen auslöst.

Für wen eignet sich „Odoo Freigabeprozess für die Buchhaltung“?

Das Modul ist ideal für Unternehmen, die:

• mit Odoo Buchhaltung oder Odoo Rechnungsprüfung arbeiten
• mehrstufige Freigaben für Eingangsrechnungen brauchen
• Kostenstellen und Verantwortlichkeiten sauber abbilden wollen
• Wert auf Transparenz, Nachvollziehbarkeit und klare Regeln legen

Typische Beispiele:

• Mittelständische Unternehmen mit mehreren Abteilungen / Kostenstellen
• Firmen mit Geschäftsführer-/Management-Freigabe ab Betrag X
• Unternehmen, die interne oder externe Audits souverän bestehen wollen
• Betriebe, in denen die Buchhaltung heute noch zu viel „hinterhertelefonieren“ muss

Wie läuft die Einführung mit uns ab?

Wir bringen nicht nur das Modul mit, sondern auch die Erfahrung aus echten Projekten.

1. Prozess-Check

Wir schauen mit dir:

• Wie laufen Freigaben heute?
• Welche Stufen / Rollen gibt es bereits (formal oder informell)?
• Wo passieren die meisten Fehler oder Verzögerungen?

2. Konfiguration & Rollenmodell

Wir konfigurieren das Modul so, dass es zu deinem Freigabemodell passt:

• Schwellenwerte für Phase 2
• Zuordnung von Mitarbeitenden & Kostenstellen
• Einstellungen für E-Mails & Aktivitäten pro Phase
• Sichtbarkeit und Pflichten in den Rechnungen

3. Test & Go-Live

Wir testen mit:

• echten Beispielrechnungen
• typischen Sonderfällen (Vertretung, mehrere Kostenstellen, unterschiedliche Beträge)

Danach schulen wir dein Team (Buchhaltung + Fachbereiche) und begleiten euch durch die erste Zeit im Echtbetrieb.