Dienstwagen + Fahrten ins Büro = Steuer-Thema.
Und zwar eins, das gerne untergeht, bis der Steuerberater oder das Finanzamt genau hinschaut.
Gerade bei der 0,002 %-Methode für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt:
-
Sie ist oft deutlich günstiger als die pauschale 0,03 %-Versteuerung –
aber nur, wenn du sauber dokumentierst, an welchen Tagen du wirklich im Büro warst. - Die Dokumentation muss fahrzeugbezogen, mit Datum und monatlich erfolgen.
- Und diese Nachweise muss dein Arbeitgeber beim Lohnkonto ablegen.
Mit unserem Modul „Odoo Bürofahrten“ machst du genau das direkt in Odoo:
Mitarbeitende erfassen ihre Bürofahrten, ein Verantwortlicher prüft und bestätigt –
und am Ende entsteht ein formal sauberes PDF für das Finanzamt, das direkt in Odoo abgelegt werden kann.
Kein Excel, kein Word, kein „kannst du mir das noch irgendwie unterschreiben?“.
Warum Bürofahrten mehr sind als nur „bin ins Büro gefahren“
Steuerlich gilt vereinfacht:
-
0,03 %-Methode:
Es wird unterstellt, dass du regelmäßig ins Büro fährst.
Monatlich: 0,03 % des Bruttolistenpreises × Entfernungskilometer. -
0,002 %-Methode:
Es wird auf tatsächliche Bürotage abgestellt.
Pro Tag: 0,002 % des Bruttolistenpreises × Entfernungskilometer.
Bis zu 180 Bürotage im Jahr (≈ 15 pro Monat) ist die 0,002 %-Methode in der Regel günstiger –
aber: sie ist nur zulässig, wenn die Bürotage detailliert nachgewiesen werden.
Und genau diese Dokumentation ist der Knackpunkt:
Das Finanzamt will nicht nur wissen, wie viele Bürotage du hattest, sondern an welchen Tagen du wirklich ins Büro gefahren bist.
Das einfach „irgendwie“ zu notieren und dann monatlich zusammenzufassen, ist auf Dauer fehleranfällig –
und im Zweifel geht das Finanzamt automatisch von der 0,03 %-Methode aus.
Odoo Bürofahrten: dein digitales Nachweisformular im Odoo-Spesenbereich
Wir haben das Modul bewusst dort angesiedelt, wo das Thema in den Alltag passt:
im Odoo-Modul Spesen.
Neuer Menüpunkt: „Meine Fahrten“
Unter „Meine Spesen“ bekommst du einen eigenen Menüpunkt „Meine Fahrten“.
Dort kannst du:
- für jeden Monat einen Nachweis-Datensatz anlegen
- deine Bürotage per Klick markieren
- den fertigen Monat von deiner Führungskraft / Buchhaltung prüfen und hochladen lassen
Keine freien Listen, keine eigenen Dateien – du arbeitest immer im gleichen, klar strukturierten Odoo-Formular.
So läuft eine Bürofahrtenerfassung mit Odoo ab
1. Mitarbeitende: Bürofahrten für einen Monat erfassen
Du legst als Mitarbeitende:r einen neuen Nachweis an:
- Auswahl des Nachweismonats (Monat + Jahr, Pflichtfeld)
- der angemeldete Benutzer wird automatisch als Fahrzeugführer gesetzt
- Odoo erzeugt eine Liste aller Tage dieses Monats – vom 01. bis zum letzten Tag
In der Liste siehst du pro Tag:
- das Datum
- eine Checkbox „Bürofahrt“
Du brauchst dann nur noch:
- an den Tagen, an denen du tatsächlich ins Büro gefahren bist, die Checkbox zu aktivieren.
- Odoo setzt automatisch einen Zeitstempel, sobald du eine Bürofahrt markierst.
Solange der Nachweis nicht final hochgeladen ist, kannst du deine Angaben anpassen.
2. Plausibilität & Schutz vor Fehleingaben
Damit das Ganze sauber bleibt:
- Für einen Monat kann es nur einen aktiven Nachweis geben – Doppeleinträge sind ausgeschlossen.
- Sobald der Monat angelegt ist, können die Grunddaten (z. B. Monat, Fahrer) nicht mehr verändert werden.
- Änderungen an den Bürofahrt-Häkchen sind nur möglich, bis der Datensatz final „hochgeladen“ wurde.
Löschen darf so einen Nachweis nur, wer wirklich die Verantwortung dafür tragen soll: ein Benutzer mit Admin-Rechten in den Einstellungen.
3. Manager / Buchhaltung: Nachweis prüfen & hochladen
Ist der Monat vollständig, klickst du auf „Nachweis hochladen“.
Damit signalisierst du: „Ich bin fertig, bitte prüfen.“
Ab dann:
- sind die Daten nicht mehr veränderbar,
- außer durch Administratoren mit entsprechenden Rechten.
Ein:e Abrechnungsadministrator:in (z. B. Buchhaltung, GF) prüft den Nachweis.
Erst diese Rolle darf:
- das offizielle PDF-Nachweisformular drucken,
- dieses unterschreiben bzw. die digitale Signatur verwenden,
- und es als Beleg zum Lohnkonto / in der Personalakte ablegen.
Normale Mitarbeitende können den Bericht nicht drucken – damit ist klar geregelt, dass die verantwortliche Instanz unterschreibt, nicht irgendein Vorgesetzter „im Organigramm“
.
4. Das Nachweisformular: genau das, was das Finanzamt sehen will
Beim Druck entsteht ein PDF-Nachweis „Bürofahrten“ mit:
- Firmenlogo und Firmendaten im Kopf
- Überschrift „Nachweis Bürofahrten“, inklusive Monat und Jahr
- Mitarbeitername (für wen der Nachweis gilt)
- verantwortlicher Manager / Buchhaltungs-Ansprechpartner
Darunter eine Tabelle mit:
- jedem Tag des Monats (01. bis Monatsende)
- Markierung, ob es eine Bürofahrt war oder nicht
- Zeitstempel, wann die Bürofahrt gesetzt wurde
Am Ende folgen zwei Unterschriftsbereiche – nebeneinander, zentriert:
- links: Mitarbeiter (mit Name, gestrichelter Linie, Bezeichnung „Mitarbeiter“)
- rechts: Manager / Abrechnungsverantwortlicher (Name, Linie, „Manager“)
Die Signaturen können dabei aus den hinterlegten digitalen Signaturen übernommen werden.
Dieses PDF ist genau der Beleg, den dein Steuerberater braucht, um die 0,002 %-Methode sauber anzuwenden – und den Arbeitgeber, falls nötig, gegenüber dem Finanzamt dokumentationssicher macht.
Deine Vorteile mit „Odoo Bürofahrten“
Für Mitarbeitende
- einfache, schnelle Erfassung deiner Bürotage
- kein eigenes Excel, keine Zettelwirtschaft
- sauberer Nachweis, um die günstigere 0,002 %-Methode nutzen zu können (im Rahmen der steuerlichen Regeln)
Für Arbeitgeber / HR / Buchhaltung
- rechtssichere Dokumentation der Bürofahrten je Mitarbeitendem und je Fahrzeug
- klarer Prozess: Erfassen → Prüfen → Hochladen → PDF zum Lohnkonto
- Verantwortlichkeiten sind sauber geregelt (wer prüfen und unterschreiben darf)
- weniger Rückfragen und Abstimmungen mit dem Steuerberater
Für Steuerberater:innen
- strukturierte, monatliche Nachweise mit allen notwendigen Details
- direkte Zuordnung pro Mitarbeiter und Monat
- klare Grundlage, um 0,002 % vs. 0,03 % sauber abzubilden – ohne Interpretationskriege
Für wen eignet sich „Odoo Bürofahrten“?
Das Modul ist ideal, wenn:
- du Firmenfahrzeuge im Einsatz hast,
- Mitarbeitende nicht jeden Tag, sondern nur teilweise ins Büro fahren,
- du die 0,002 %-Methode nutzen möchtest (oder bereits nutzt)
- du Odoo schon als Basis für Spesen / HR / Buchhaltung verwendest oder dorthin willst.
Besonders spannend ist es für:
- Beratungs- und IT-Unternehmen mit Hybrid-/Remote-Modellen
- Firmen mit viel Außendienst und wenigen festen Bürotagen
- Organisationen, die steuerliche Themen proaktiv sauber lösen wollen
Wie läuft die Einführung mit uns ab?
- Kurz-Workshop
Wir schauen gemeinsam:
Wie viele Mitarbeitende sind betroffen? Wie sieht euer aktueller Prozess aus? Wer soll prüfen und unterschreiben? -
Einrichtung in deinem Odoo
Wir installieren und konfigurieren das Modul „Odoo Bürofahrten“,
richten die nötigen Rechte und Rollen ein und passen das Layout des Nachweisformulars bei Bedarf an euer CI an. -
Schulung & Übergabe
Wir zeigen Mitarbeitenden, Manager:innen und Buchhaltung,
wie Monate angelegt, Fahrten erfasst, Nachweise geprüft und PDFs erzeugt werden.
Kostenloses Erstgespräch: Willst du Bürofahrten sauber und smart in Odoo lösen?
Wenn du:
- Firmenfahrzeuge hast,
- Büropräsenz nicht jeden Tag stattfindet,
- und das Thema Steuer & Bürofahrten nicht dem Zufall überlassen willst,
dann lass uns sprechen.
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Wir schauen gemeinsam:
- wie ihr Bürofahrten heute dokumentiert (oder eben nicht),
- welche Rollen und Freigaben ihr braucht,
- und wie „Odoo Bürofahrten“ in deinem Unternehmen dafür sorgt, dass ihr steuerlich besser aufgestellt, rechtssicher dokumentiert und im Alltag spürbar entlastet seid.