Odoo Belege und PDF-Schreiben

Das Problem: Odoo im Alltag, Word fürs „Schöne“

Typischer Ist-Zustand:

• Odoo macht Angebot, Auftrag, Rechnung – aber das Layout ist nur „okay“
• für richtige Anschreiben, Serienbriefe, Info-Schreiben geht das Team zurück zu Word
• Vor- und Nachtexte werden immer wieder neu kopiert oder frei formuliert
• unterschiedliche Mitarbeitende nutzen unterschiedliche Textbausteine und Layouts
• Logos, Absender, Fußzeilen sehen je nach Dokument leicht anders aus

Ergebnis:

• kein einheitlicher Außenauftritt
• hoher manueller Aufwand
• Fehler bei Texten, Beträgen oder rechtlich relevanten Hinweisen

Die Lösung: Odoo Belege und PDF-Schreiben als Layout-Baustein in deinem Odoo

Mit unseren Odoo Belegen und PDF-Schreiben machst du aus Odoo eine richtige Beleg- und Briefmaschine – passend zum deutschen Geschäftsalltag.

1. Belege im deutschen Layout – so, wie deine Kunden es erwarten

Wir bringen deine wichtigsten Belege in eine Form, die in Deutschland gewohnt ist:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen / Gutschriften
• Proforma, Projekt-Abrechnungen, Serviceberichte (je nach Setup)

Dabei achten wir auf:

• saubere Kopfzeile mit Absender, Empfänger, Kontaktdaten
• Platzierung von Betreff, Anrede, Kundennummer, Belegnummer etc.
• übersichtliche Tabellen mit Positionen, Mengen, Preisen, Steuern
• Fußbereiche mit Bankverbindung, Zahlungszielen, rechtlichen Hinweisen

Deine Belege sehen danach nicht mehr nach „Software-Standard“,

sondern nach deinem Unternehmen aus – Corporate Design inklusive.

2. Vor- und Nachtexte: nie wieder copy & paste

Statt jedes Mal Formulierungen zu suchen, kannst du mit unserem Modul:

• Vor- und Nachtexte je Belegart hinterlegen
  • z. B. Einleitungstext im Angebot
  • Hinweise bei Auftragsbestätigungen
  • Standardformulierungen bei Rechnungen (Zahlungsziel, Dank, Hinweise)
• Texte nach Sprache, Belegtyp, Kunde oder Produktgruppe differenzieren (je nachdem, wie fein du gehen möchtest)
• in Belegen einfach aus vordefinierten Textbausteinen auswählen, statt alles neu zu schreiben

Vorteile:

• konsistente Sprache über alle Belege
• weniger Tippfehler & Auslassungen
• neue Mitarbeitende sind schnell „on brand“, ohne erst alle Textmuster zu kennen

3. PDF-Schreiben direkt aus Odoo – ganz ohne Word-Umwege

Neben klassischen Belegen brauchst du im Alltag oft:

• Anschreiben zu Angeboten
• Infoschreiben an Kunden oder Lieferanten
• Projektbriefe, Bestätigungen, Nachfass-Schreiben
• Mahn- oder Erinnerungsschreiben (z. B. Projektstatus, fehlende Unterlagen)

Mit Odoo Belege und PDF-Schreiben kannst du:

• aus dem Kontakt, Angebot, Auftrag oder Projekt heraus ein PDF-Schreiben erzeugen
• Textbausteine nutzen (Betreff, Anrede, Einleitung, Abschluss)
• Platzhalter wie Name, Adresse, Projektnummer automatisch einsetzen lassen
• das Schreiben als PDF speichern, versenden oder direkt aus Odoo mailen

Alles bleibt im System:

• das Schreiben hängt am Kunden, Auftrag oder Projekt
• du hast später nachvollziehbar, wann welcher Brief rausging
• dein Team muss keine Dateien auf Laufwerken oder lokal ablegen

4. Einheitliches CI – ein Bild, ein Stil, ein Unternehmen

Weil alles über das Modul läuft, kannst du:

• dein Corporate Design zentral in Odoo abbilden
  • Logo
  • Schriften (innerhalb der PDF-Möglichkeiten)
  • Farben & Formatierungen
  • Fußzeile & rechtliche Angaben
• sicherstellen, dass alle Abteilungen (Vertrieb, Service, Buchhaltung) im gleichen Look & Feel kommunizieren

Das sieht nicht nur besser aus, sondern wirkt professionell und vertrauenswürdig – gerade bei neuen Kunden oder größeren Aufträgen.

Deine Vorteile mit „Odoo Belege und PDF-Schreiben“

• Ein System statt Odoo + Word + PDFs + Laufwerk
  Alles, was rausgeht, kommt aus Odoo – Belege und PDF-Schreiben inklusive.
• Zeitersparnis im Alltag
  Vor- und Nachtexte, Layout und Absenderinfos sind vordefiniert. Dein Team wählt aus und passt nur an, was wirklich individuell sein muss.
• Weniger Fehler & mehr Rechtssicherheit
  Zahlungsbedingungen, AGB-Hinweise, Widerrufstexte & Co. sind in Vorlagen hinterlegt – nicht abhängig von der Tagesform des Mitarbeiters.
• Einheitlicher Auftritt
  Egal ob Angebot, Rechnung oder PDF-Brief: Deine Kunden sehen immer dasselbe Unternehmen – im gleichen Layout, mit derselben Sprache.
• Bessere Nachverfolgbarkeit
  PDF-Schreiben hängen direkt an Kontakten, Aufträgen oder Projekten – du musst nie wieder suchen, „wo der Brief von damals“ abgelegt wurde.

Für wen eignet sich das Modul?

Odoo Belege und PDF-Schreiben ist ideal, wenn du:

• Odoo bereits im Einsatz hast (Vertrieb, Projekte, Buchhaltung, Service)
• regelmäßig PDF-Dokumente außerhalb der Standardbelege verschickst
• Wert auf ein professionelles, einheitliches Auftreten legst
• genug davon hast, dass dein Team zwischen Odoo, Word und PDF-Druckern hin- und herspringt

Besonders spannend ist es für:

• Dienstleister & Agenturen
• Industrie & Maschinenbau
• Bau & Metallbau
• Handel & E-Commerce (z. B. besondere Schreiben, B2B-Anschreiben, Vereinbarungen)

Wie läuft die Einführung mit uns ab?

1. Analyse deiner Belege & Schreiben
   Wir schauen uns deine heutigen Angebote, Aufträge, Rechnungen und typischen PDF-Schreiben an – was soll wie in Odoo landen?
2. Layout & Textbausteine definieren
   Gemeinsam definieren wir:
   • Layout pro Belegtyp
   • Vor- und Nachtexte
   • Textbausteine für PDF-Schreiben
   • gewünschte Platzhalter und dynamische Inhalte
3. Umsetzung in Odoo & Feinschliff
   Wir setzen das Modul in deiner Odoo-Umgebung auf, implementieren Layouts & Texte und testen mit echten Beispielen aus deinem Alltag.
4. Schulung & Übergabe
   Dein Team lernt, wie es:
   • Belege nutzt
   • Vor-/Nachtexte auswählt
   • PDF-Schreiben aus Odoo erzeugt und verschickt