Odoo für SHK-Betriebe

Warum SHK-Betriebe besondere Anforderungen an Software haben

Ein SHK-Betrieb ist nicht einfach nur ein Handwerksbetrieb mit Rechnungen und Terminen.

Du hast gleichzeitig:

• Projektgeschäft, z. B. Bad, Heizung, Sanierung, Neubau
• Servicegeschäft, z. B. Wartung, Reparatur, Störung
• Materialwirtschaft mit vielen Artikeln und Lieferanten
• mobile Monteure
• kurzfristige Einsätze
• Nachträge und Zusatzleistungen
• wiederkehrende Wartungen
• hohe Kundenerwartungen

Wenn diese Informationen nicht sauber zusammenlaufen, entstehen typische Probleme:

• Material fehlt auf der Baustelle
• Angebote werden nicht sauber nachverfolgt
• Nachträge gehen unter
• Monteure dokumentieren auf Papier oder WhatsApp
• Rechnungen verzögern sich
• niemand sieht auf Knopfdruck, welche Projekte profitabel sind

Für SHK-Betriebe braucht es deshalb ein System, das Büro, Baustelle, Lager und Buchhaltung verbindet.

Odoo als zentrale Plattform für SHK-Unternehmen

Odoo verbindet viele Bereiche, die für SHK-Betriebe wichtig sind:

• CRM und Kundenverwaltung
• Angebote und Aufträge
• Projekte und Aufgaben
• Einkauf und Lager
• Field Service / Außendienst
• Zeiterfassung
• Rechnungen und Buchhaltung
• Dokumente und Unterschriften
• Auswertungen und Dashboards

Der Vorteil: Alle arbeiten auf derselben Datenbasis.

Wenn im Vertrieb ein Angebot erstellt wird, kann daraus später ein Auftrag, ein Projekt, ein Materialbedarf, ein Serviceeinsatz und am Ende eine Rechnung entstehen.

So wird aus vielen einzelnen Arbeitsschritten ein durchgängiger Prozess.

Angebote und Aufträge sauber steuern

Vom Erstkontakt zum Angebot

Viele SHK-Aufträge starten mit einer Anfrage:

• Heizungsmodernisierung
• Badsanierung
• Wartungsvertrag
• Reparatur
• Neubauprojekt
• Austausch einer Anlage

In Odoo kannst du Anfragen im CRM erfassen und systematisch bearbeiten:

• Kunde
• Kontaktperson
• Objektadresse
• Anfragegrund
• geplante Maßnahmen
• Status im Vertriebsprozess
• nächste Aktivität

So geht keine Anfrage verloren.

Aus der Anfrage kann direkt ein Angebot entstehen – mit Positionen, Texten, Preisen, Zahlungsbedingungen und optionalen Varianten.

Angebote nachverfolgen statt hoffen

Ein Angebot ist erst dann wertvoll, wenn es auch nachverfolgt wird.

Mit Odoo siehst du:

• welche Angebote offen sind
• welche Angebote bald nachgefasst werden sollten
• welche Aufträge gewonnen oder verloren wurden
• welche Umsatzchancen im Vertrieb liegen

Gerade bei größeren SHK-Projekten ist das wichtig, weil zwischen Erstgespräch, Angebot und Auftrag oft mehrere Wochen liegen.

Projektgeschäft: Baustellen, Aufgaben und Nachträge im Blick

Projekte digital strukturieren

Bei größeren Aufträgen reicht ein einfacher Auftrag nicht aus.

Du brauchst eine Übersicht über:

• Projektstatus
• Aufgaben
• Verantwortlichkeiten
• Termine
• Materialbedarf
• Dokumente
• offene Punkte
• Nachträge

Mit Odoo Projekte kannst du Baustellen und größere Aufträge strukturieren.

Beispiele:

• Badumbau
• Heizungsanlage
• Wärmepumpen-Projekt
• Sanierung Mehrfamilienhaus
• Gewerbeobjekt

Jedes Projekt kann Aufgaben, Termine, Dokumente und Zeiten enthalten. So weiß das Büro, was auf der Baustelle passiert – und die Monteure wissen, was zu tun ist.

Nachträge gehen nicht mehr verloren

Nachträge sind im SHK-Bereich Alltag:

• Kunde möchte zusätzliche Leistung
• Material ändert sich
• Vorleistung war anders als geplant
• auf der Baustelle kommt etwas dazu
• Termin oder Umfang verändert sich

Wenn Nachträge nicht sauber dokumentiert werden, kosten sie Marge.

Mit Odoo kannst du Nachträge strukturiert erfassen und später sauber abrechnen. Das reduziert Diskussionen und sorgt dafür, dass Leistungen nicht „nebenbei verschenkt“ werden.

Material, Einkauf und Lager besser verbinden

Materialbedarf aus dem Auftrag heraus planen

SHK-Betriebe arbeiten mit vielen Artikeln:

• Armaturen
• Rohre
• Fittings
• Wärmepumpen
• Heizkörper
• Ersatzteile
• Verbrauchsmaterial
• Spezialteile

Mit Odoo kannst du Materialbedarfe aus Angeboten, Aufträgen oder Projekten ableiten.

Das hilft dir bei Fragen wie:

• Was brauchen wir für diesen Auftrag?
• Ist das Material auf Lager?
• Muss bestellt werden?
• Bei welchem Lieferanten bestellen wir?
• Wann kommt die Ware?

So wird Einkauf weniger hektisch und besser planbar.

Lagerbestände im Griff behalten

Gerade im SHK-Alltag ist Bestand oft verteilt:

• Zentrallager
• Fahrzeuge
• Baustellen
• Monteur-Lager
• Rückläufer
• Ersatzteile

Mit Odoo kannst du Lagerorte abbilden und Bestände sauber führen.

Dadurch weißt du schneller:

• was verfügbar ist
• was nachbestellt werden muss
• wo Material liegt
• welche Ware für Projekte reserviert ist

Das reduziert Sucherei, Fehlfahrten und kurzfristige Notbestellungen.

Field Service: Monteure digital einbinden

Serviceeinsätze planen und dokumentieren

Odoo Field Service ist besonders spannend für SHK-Betriebe mit Außendienst und Monteuren.

Du kannst Serviceeinsätze planen, z. B.:

• Reparaturen
• Wartungen
• Störungen
• Inbetriebnahmen
• Kundentermine
• Nacharbeiten

Der Monteur sieht im System:

• Kunde
• Adresse
• Auftrag
• Aufgaben
• benötigte Informationen
• ggf. Produkte oder Ersatzteile

Nach dem Einsatz kann er Zeiten, Material und Notizen dokumentieren.

Weniger Papier, weniger Rückfragen

Ohne digitale Lösung läuft es oft so:

• Monteur schreibt Bericht auf Papier
• Foto landet auf dem Handy
• Büro bekommt Infos verspätet
• Rechnung wird Tage später erstellt
• Rückfragen kosten Zeit

Mit Odoo können Einsatzinformationen direkt im System landen.

Das bedeutet:

• schnellere Abrechnung
• weniger Informationsverlust
• bessere Dokumentation
• klarere Kommunikation zwischen Büro und Baustelle

Wartungsverträge und wiederkehrende Leistungen

Viele SHK-Betriebe haben wiederkehrende Leistungen:

• Heizungswartung
• Anlagenprüfung
• Filterwechsel
• Serviceverträge
• regelmäßige Inspektionen

Mit Odoo kannst du solche Prozesse strukturieren:

• Kunden und Anlagen verwalten
• wiederkehrende Aufgaben oder Termine planen
• Serviceeinsätze vorbereiten
• Rechnungen oder wiederkehrende Abrechnungen anstoßen
• Historie pro Kunde oder Anlage einsehen

Gerade Wartungsverträge sind interessant, weil sie planbaren Umsatz schaffen.

Odoo hilft dabei, diese Leistungen nicht dem Kalender oder einzelnen Mitarbeitenden zu überlassen, sondern systematisch zu steuern.

Abrechnung: Zeiten, Material und Leistungen sauber zusammenführen

Einer der größten Hebel im SHK-Betrieb ist die Abrechnung.

Odoo kann helfen, relevante Informationen zusammenzubringen:

• Angebot
• Auftrag
• Projekt
• erfasste Zeiten
• verbrauchtes Material
• Zusatzleistungen
• Nachträge
• Serviceberichte
• Rechnungen

So entsteht weniger manuelle Nacharbeit.

Statt am Ende aus Zetteln, Mails und Erinnerungen eine Rechnung zu bauen, liegen die Informationen bereits im System.

Das sorgt für:

• schnellere Rechnungsstellung
• weniger vergessene Leistungen
• bessere Nachkalkulation
• klarere Kommunikation mit dem Kunden

Auswertungen: Welche Aufträge lohnen sich wirklich?

Viele SHK-Betriebe sind gut ausgelastet.

Die wichtigere Frage ist aber: Welche Aufträge sind wirklich profitabel?

Mit Odoo kannst du auswerten:

• Umsatz nach Auftrag
• Marge nach Projekt
• Materialkosten
• Zeitaufwand
• offene Angebote
• Auslastung
• wiederkehrende Umsätze
• Reklamationen oder Nacharbeiten
• Lagerwerte
• Einkaufsvolumen je Lieferant

Dadurch erkennst du besser:

• welche Leistungen sich lohnen
• wo Projekte aus dem Ruder laufen
• welche Kunden viel Aufwand verursachen
• welche Materialien regelmäßig fehlen
• wo Prozesse verbessert werden müssen

Odoo macht dein Unternehmen dadurch nicht nur digitaler, sondern auch steuerbarer.

Für wen eignet sich Odoo im SHK-Bereich?

Odoo passt besonders gut für SHK-Betriebe, die:

• mehrere Monteure oder Teams koordinieren
• Projektgeschäft und Servicegeschäft kombinieren
• Material, Lager und Einkauf besser steuern wollen
• Angebote und Nachträge sauberer verfolgen möchten
• Wartungsverträge digital organisieren wollen
• heute viel mit Excel, Papier, E-Mail und Insellösungen arbeiten
• eine Plattform suchen, die mit dem Betrieb mitwächst

Typische Betriebe:

• Heizungsbauer
• Sanitärbetriebe
• Klima- und Lüftungstechnik
• SHK-Dienstleister mit Serviceflotte
• Betriebe mit Wartungsverträgen
• Unternehmen mit Projekt- und Baustellengeschäft

Wenn du ein sehr kleiner Betrieb mit wenigen Aufträgen im Monat bist, reicht vielleicht zunächst eine einfache Lösung.

Wenn du aber Büro, Monteure, Material, Service und Abrechnung sauber verbinden willst, ist Odoo eine sehr spannende Option.

Wie wir bei RATOCON mit dir auf Odoo für SHK schauen

Wir starten nicht mit einer fertigen Softwareliste, sondern mit deinem Alltag.

Gemeinsam schauen wir:

• Wie kommen Anfragen heute rein?
• Wie erstellst du Angebote?
• Wie planst du Monteure und Baustellen?
• Wie wird Material bestellt und gebucht?
• Wie dokumentieren deine Teams Einsätze?
• Wo gehen Zeiten, Nachträge oder Zusatzleistungen verloren?
• Wie schnell kannst du heute abrechnen?
• Welche Auswertungen fehlen dir?

Daraus entwickeln wir ein realistisches Odoo-Zielbild:

• welche Prozesse zuerst nach Odoo gehören
• was im Standard funktioniert
• wo Anpassungen sinnvoll sind
• welche Schnittstellen gebraucht werden
• wie dein Team mitgenommen wird

Unser Ziel ist nicht, dir möglichst viele Odoo-Apps zu zeigen.

Unser Ziel ist, dass Odoo deinen Betrieb im Alltag spürbar entlastet.