Odoo für Dienstleister - Dein zentrales System für Projekte, Zeiten und Abrechnung

Typische Probleme von Dienstleistern – kommt dir etwas bekannt vor?

Viele Dienstleistungsunternehmen stehen vor denselben Herausforderungen:

• Anfragen & Leads landen in Postfächern einzelner Personen
• Angebote werden in Word/Excel gebaut und auf dem Fileserver abgelegt
• Projekte & Tickets werden in separaten Tools oder gar nicht sauber dokumentiert
• Zeiterfassung läuft in Dritt-Tools oder gar per Excel/„Vertrau mir, war eine Stunde“
• Abrechnung ist kompliziert:
  • Projektpauschalen, Retainer, Kontingente, Supportverträge
  • abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Zeiten
• Transparenz fehlt:
  • Wie profitabel ist Projekt X wirklich?
  • Welche Kunden „fressen“ überproportional viel Zeit?
  • Welche Services lohnen sich, welche nicht?

Das Ergebnis:

• viel manuelle Arbeit
• viele Rückfragen
• hoher Abstimmungsaufwand zwischen Vertrieb, Projekt, Service & Buchhaltung
• und oft: versteckte Margenverluste, weil Zeiten nicht oder falsch abgerechnet werden

.

Odoo als Service-Cockpit: Alle Infos an einem Ort

Odoo ist kein einzelnes Programm, sondern ein modularer Baukasten aus Apps, die perfekt zusammenspielen – ideal für Dienstleister:

• CRM für Anfragen, Leads & Sales-Pipeline
• Verkauf für Angebote & Verträge
• Projekte für die operative Umsetzung
• Zeiterfassung (Timesheets) für Stunden auf Projekte, Tickets, Retainer
• Helpdesk für Supporttickets & SLA-Steuerung
• Abo/Verträge für wiederkehrende Leistungen (Retainer, Wartung, Hosting)
• Buchhaltung für Rechnungen, Zahlungseingänge und Reporting

Das Entscheidende:

Alles läuft über eine gemeinsame Datenbasis – kein Copy & Paste, keine doppelten Kundenstammdaten, kein Tool-Salat.

Vom Erstkontakt bis zur Rechnung – wie Odoo deinen Dienstleistungsprozess abbildet

1. Anfragen & Vertrieb: vom Lead zum Auftrag

• Interessenten landen direkt im CRM – egal ob über Website, E-Mail, Telefon oder Messe
• du siehst auf einen Blick, in welcher Phase sich welcher Deal befindet
• Angebote werden direkt aus dem Datensatz erstellt und mit Produkten/Leistungspaketen hinterlegt
• Notizen, Mails, Anrufe – alles sauber beim Kontakt abgelegt

So verlierst du keine Anfrage mehr aus den Augen und kannst strukturiert nachfassen.

2. Projekte & Aufgaben: Arbeit sichtbar machen

Nach der Angebotsbestätigung wird aus dem Auftrag automatisch ein Projekt mit Aufgabenplan.

• Aufgaben pro Kunde/Projekt, inkl. Verantwortlichem und Deadlines
• Kanban-Boards, Listen oder Gantt – je nach Art des Projekts
• Dokumente (Briefings, Spezifikationen, Designs, Konzepte) direkt am Projekt

Niemand arbeitet mehr „ins Blaue“, sondern immer in einem klaren Kontext.

3. Zeiterfassung: abrechenbare Arbeit sauber dokumentiert

Mit Odoo erfasst dein Team Zeiten:

• direkt auf Aufgaben, Tickets oder Projekte
• via Browser, App oder Timer
• optional mit Beschreibungen, Tags oder Aktivitätstypen

Du siehst:

• Wie viele Stunden sind pro Kunde/Projekt angefallen?
• Was davon ist abrechenbar, was intern?
• Welche Services sind besonders profitabel?

4. Support & Tickets: Helpdesk statt E-Mail-Chaos

Für Dienstleister mit Support-Anteil (IT, MSP, Agenturen, Software-Anbieter) ist Odoo Helpdesk Gold wert:

• Tickets aus E-Mail, Portal oder Formular landen in einer strukturierten Ticket-Pipeline
• SLA-Steuerung, Prioritäten, automatische Zuweisung an Teams/Mitarbeitende
• Verknüpfung mit Zeiterfassung: Zeit auf Ticket buchen → später abrechnen

Du bekommst damit:

• Nachvollziehbarkeit
• bessere Reaktionszeiten
• und die Grundlage für transparente Service-Reports.

5. Abrechnung: Pauschalen, Kontingente, Retainer & T&M

Dienstleistungsmodelle sind vielfältig – Odoo kann sie abbilden:

• Time & Material: Abrechnung nach erfassten und freigegebenen Stunden
• Retainer: monatliche Pauschale + ggf. Überstundenabrechnung
• Servicepakete/Kontingente: definierte Stunden/Leistungen pro Zeitraum
• Projektpauschalen mit Meilensteinen

Der Clou:

Rechnungen entstehen nicht „von Hand“, sondern auf Basis der in Odoo vorhandenen Daten – aus Projekten, Timesheets, Tickets und Verträgen.

Mehr Transparenz für dein Service-Business

Mit Odoo bekommst du Kennzahlen, die für Dienstleister entscheidend sind:

• Umsatz & Marge pro Kunde
• Effektive Stundensätze nach Kunde/Projekt/Team
• Auslastung von Teams und Mitarbeitenden
• Verhältnis von abrechenbarer zu nicht-abrechenbarer Zeit

Damit triffst du Entscheidungen nicht mehr „aus dem Bauch“, sondern auf Basis realer Zahlen.

Referenzen: Wie Dienstleister bereits mit Odoo arbeiten

Du willst wissen, ob das nur Theorie ist – oder in der Praxis funktioniert?

Ein paar Beispiele aus unseren Projekten:

lohn-ag.de AG – Prozesse optimieren mit Odoo

Im Erfolgsbericht „Wie Odoo der lohn-ag.de AG dabei geholfen hat ihre Prozesse zu optimieren“ siehst du,

wie ein großer Dienstleister seine internen Abläufe mit Odoo verschlankt, zentralisiert und transparent gemacht hat –

von Personalmanagement bis Buchhaltung.

👉 Prozesse optimieren mit Odoo – lohn-ag.de AG

G&L Geißendörfer & Leschinsky – 40 % Zeitersparnis in der Buchhaltung

Ein führender Managed Service Provider konnte mit Odoo 40 % weniger Zeit für seine Buchhaltung erreichen.

Durch die Integration von Odoo Buchhaltung, automatisierten Workflows und sauber aufgesetzten Prozessen

wurde aus einem Engpass ein effizienter, durchgängiger Prozess.

👉 40 Prozent Zeitersparnis durch Odoo

Diese Beispiele zeigen:

Dienstleister profitieren besonders stark von einem System, das Zeit, Projekte, Tickets und Finanzen verbindet.

Wie läuft das mit uns?

Ganz kurz, ohne Berater-Blabla:

1. Wir verstehen dein Geschäftsmodell
   Welche Leistungen verkaufst du? Wie rechnest du ab? Wo geht heute Zeit oder Geld verloren?
2. Wir modellieren deinen Service-Prozess in Odoo
   Vom Lead bis zur Rechnung – mit CRM, Projekten, Zeiterfassung, Tickets & Buchhaltung.
3. Wir führen Odoo schrittweise ein
   Mit Fokus auf schnellen Nutzen: z. B. erst Projekte & Zeiterfassung, dann Support & Abrechnung.
4. Wir bleiben an deiner Seite
   Wir passen Odoo an, wenn dein Geschäft sich weiterentwickelt – statt dich mit einem starren System allein zu lassen.