Odoo vs Lexware – welche Lösung passt zu dir?

1. Was ist Lexware – und was ist Odoo?

Lexware ist eine Business-Software-Familie für Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen. Typische Pakete wie Lexware financial office bündeln:

• Buchhaltung
• Auftragsbearbeitung / Faktura
• Warenwirtschaft
• Lohn & Gehalt
• je nach Version auch Anlagenverwaltung und spezielle Funktionen fürs Handwerk

Lexware gibt es klassisch als lokal installierte Software für Windows, ergänzt durch Cloud-Angebote (Lexware Office, LexCloud von Partnern).

Odoo ist eine modulare ERP- und Business-Plattform, die deutlich breiter aufgestellt ist:

• CRM & Vertrieb
• Einkauf, Lager, Fertigung, Service
• Finanzbuchhaltung & Controlling
• Website, E-Commerce, POS
• Projekte, Zeiterfassung, Helpdesk
• HR, Spesen, DMS, E-Signatur, Reporting, AI-Funktionen

Beide wollen dir den Büroalltag erleichtern – aber sie zielen auf unterschiedliche Unternehmensphasen und unterschiedliche Problemgrößen.

2. Funktionsumfang im Vergleich

2.1 Was beide abdecken

Sowohl Lexware (z. B. financial office) als auch Odoo können:

• Angebote & Rechnungen
• Debitoren/Kreditoren verwalten
• Buchhaltung (EÜR, Bilanz, GuV je nach Paket)
• Mahnwesen & Auswertungen
• in bestimmten Paketen: einfache Warenwirtschaft und Lohnabrechnung

Für ein klassisches Kleinunternehmen ist das oft der Einstieg.

2.2 Wo Lexware stark ist

Lexware punktet vor allem bei:

• Buchhaltung & Löhne „von A bis Z“ inkl. gesetzlichen Vorgaben
• kombinierten Paketen wie financial office, die Buchhaltung, Faktura, Lohn & Gehalt in einem Paket bündeln
• speziellen Varianten mit Funktionen für Bau-, Ausbau-, Elektro- und Metallgewerbe

Kurz: sehr solide kaufmännische Komplettlösung für kleinere Betriebe mit überwiegend standardisierten Abläufen.

2.3 Wo Odoo deutlich weiter geht

Odoo deckt zusätzlich viele Bereiche ab, die Lexware bewusst nicht oder nur am Rand adressiert, z. B.:

• CRM mit Pipelines, Aktivitäten, Angeboten
• vollintegrierte Fertigung (Stücklisten, Arbeitspläne, Workcenter, Wartung)
• Service- & Helpdesk-Prozesse, Field Service
• Webshop & Website direkt im gleichen System
• HR, Recruiting, Spesen, Zeiterfassung
• Dokumentenmanagement, elektronische Signaturen, spezielle Branchen-Apps

Damit wird Odoo eher zur digitalen Plattform für dein gesamtes Unternehmen, nicht „nur“ zur Büro- und Finanzsoftware.

3. Architektur & Betriebsmodell

3.1 Lexware: lokal installiert, mit Cloud-Optionen

Die klassische Lexware-Welt sieht so aus:

• primär On-Premise / Windows-Installation
• Daten liegen lokal oder auf einem eigenen Server
• Cloud-Tauglichkeit wird teils über Partnerlösungen wie LexCloud hergestellt (gehostete Windows-Umgebung, auf der Lexware läuft)

Zielgruppe sind Unternehmen, die:

• gerne eine lokale Installation haben
• klare kaufmännische Anforderungen, aber überschaubare Prozesskomplexität mitbringen

3.2 Odoo: flexible ERP-Plattform

Odoo ist vollständig webbasiert und kann betrieben werden als:

• Odoo Online (Cloud bei Odoo)
• Odoo.sh (PaaS mit Staging, Git, DevOps)
• selbst gehostete On-Premise-Installation

Alle Apps laufen auf einem gemeinsamen Datenmodell. Erweiterungen werden über Odoo-Module implementiert – das ist Standard, nicht Ausnahme.

Gerade wenn du eigene Workflows, Schnittstellen oder Branchenlogiken brauchst, spielt diese Architektur ihre Stärke aus.

4. Kostenbild: Lizenzmodelle im Überblick

4.1 Lexware: Abomodelle & Lizenzversionen

Lexware bietet unterschiedliche Linien und Preismodelle an. Zur Orientierung:

• Einstiegsprodukte im Lexware-Office-/Cloud-Umfeld starten im Bereich von wenigen Euro pro Monat (z. B. ab rund 6,90 € für Basisfunktionen).
• Klassische Komplettlösungen wie Lexware financial office pro liegen im jährlichen Abo im Bereich von über 1.000 € (Listenpreis), beinhalten aber mehrere Module (Buchhaltung, Faktura, Lohn & Gehalt).

Das kann sehr attraktiv sein, wenn du:

• nur wenige Nutzer hast
• die Software primär für Buchhaltung + Auftragsbearbeitung + Lohn einsetzt
• keine umfassende Prozessdigitalisierung im Sinne eines ERP planst

4.2 Odoo: alle Apps im Nutzerpreis

Bei Odoo Enterprise ist die Logik anders:

• Odoo Enterprise beginnt ab 19,90 € pro Nutzer und Monat (Standardplan, jährliche Abrechnung).
• Alle Standard-Apps sind in diesem Preis enthalten – du zahlst pro Nutzer, nicht pro Modul.
• Es gibt drei Pläne: One App Free, Standard und Custom – alle basieren auf Odoo Enterprise.

Dazu kommen:

• Implementierungsaufwand (Konfiguration, Datenmigration, Schulung)
• ggf. Kosten für Odoo.sh oder eigene Infrastruktur

Interessant wird Odoo dort, wo du mehrere andere Tools (WaWi, CRM, Ticketsystem, Shop, Zeiterfassung, DMS …) ablösen kannst – dann ist das Preis-Leistungs-Verhältnis im Mittelstand häufig deutlich besser als bei einer Sammlung aus Lexware + X Zusatzlösungen.

5. Benutzererlebnis & Einsatz im Alltag

5.1 Lexware: vertraute kaufmännische Software

Typische Eindrücke aus der Lexware-Welt:

• Oberfläche im Stil klassischer Windows-Bürosoftware
• klar fokussiert auf kaufmännische Vorgänge (Buchungen, Löhne, Aufträge)
• im Handwerk und bei Kleinunternehmen seit vielen Jahren etabliert

Für viele ist Lexware so etwas wie das digitale Gegenstück zum klassischen Steuerbüro – solide, deutsch, stark im Zahlen-Teil des Geschäfts.

5.2 Odoo: eine Oberfläche für alle Abteilungen

Odoo dagegen wirkt mehr wie eine moderne SaaS-Anwendung:

• komplette Bedienung im Browser
• gleiche UI-Logik in CRM, Lager, Buchhaltung, Projekten, Fertigung etc.
• Apps lassen sich bei Bedarf zuschalten, ohne dass sich die Oberfläche „bricht“

Im Alltag bedeutet das:

• Vertrieb, Einkauf, Lager, Fertigung, Buchhaltung, Service, HR – alle arbeiten im gleichen System
• weniger Exporte und Import-Dateien
• weniger „Wo ist diese Info? In Lexware, im Shop, im CRM oder in Excel?“

6. Für wen ist Lexware sinnvoll – und wann ist Odoo die bessere Wahl?

6.1 Typische Lexware-Szenarien

Lexware ist häufig eine gute Wahl, wenn du:

• Freiberufler, (Solo-)Selbstständiger oder ein kleines Unternehmen mit wenigen Nutzern bist
• starke Anforderungen in Buchhaltung & Lohnabrechnung hast, aber überschaubare Prozesse in Lager und Projekten
• eher klassisch on-premise unterwegs bist und mit einer Windows-Lösung zufrieden bist
• hauptsächlich deutsche Anforderungen abdecken möchtest und wenig Internationalisierung planst

6.2 Typische Odoo-Szenarien

Odoo spielt seine Stärke aus, wenn du:

• ein wachsendes KMU oder Scale-up bist – z. B. in Fertigung, Handel, Bau, Dienstleistung, IT, E-Commerce
• neben Buchhaltung auch Lager, Produktion, Projekte, Service, HR, Webshop integrieren möchtest
• heute mehrere Insellösungen nutzt (Lexware + Shop + CRM + Ticketsystem + Excel) und das zusammenführen willst
• individuelle Prozesse, Freigaben oder Branchenlogiken brauchst, die über „Standard-Buchhaltung“ deutlich hinausgehen
• ein System suchst, das auch in 3–5 Jahren deinen Wachstumsplänen noch standhält

Man kann es stark verkürzt so sagen:

• Lexware, wenn du hauptsächlich ein starkes kaufmännisches Rückgrat für ein kleines Unternehmen brauchst.
• Odoo, wenn du ein ERP als Plattform suchst, das deinen gesamten Betrieb digital trägt.

7. Wie wir bei RATOCON mit dir auf „Odoo vs Lexware“ schauen

Viele Unternehmen, die zu uns kommen, nutzen heute bereits Lexware – teilweise seit vielen Jahren. Die typischen Aussagen:

• „Die Buchhaltung läuft, aber alles andere ist Excel & Bauchgefühl.“
• „Wir wachsen und merken, dass Lexware für Lager, Projekte und Produktion nicht mehr reicht.“
• „Wir wollen weg von Insellösungen und hin zu einem integrierten System.“

Als Odoo-Partner schauen wir mit dir nicht nur auf die Software, sondern auf deine gesamten Abläufe:

• Wie kommen heute Aufträge ins System?
• Wo werden Zeit, Material, Projekte erfasst?
• Wie laufen Lager, Fertigung, Bauabwicklung oder Service?
• Wo entstehen immer wieder Medienbrüche und Fehler?

Erst dann entscheiden wir gemeinsam, wie ein Odoo-Setup aussehen kann – und ob ein direkter Übergang von Lexware auf Odoo sinnvoll ist oder ob es eine Übergangsphase braucht (z. B. erst Projekte & Lager, später Buchhaltung).