Odoo Mitarbeiter - Die zentrale digitale Personalakte

Was ist Odoo Mitarbeiter?

Odoo Mitarbeiter ist die zentrale HR-Stammdaten-App in Odoo.

Hier verwaltest du alles, was zu einer Person im Unternehmen gehört:

• persönliche Stammdaten
• Kontaktdaten & Notfallkontakte
• Position, Abteilung, Vorgesetzte
• Arbeitsort(e), Vertragsdaten (in Verbindung mit Odoo Verträge)
• interne Informationen wie Rollen, Skills oder Verantwortlichkeiten

Wichtig:

Die Mitarbeiter-App ist nicht nur eine Adressliste, sondern das Bindeglied zwischen:

• Benutzerkonto (für den Systemzugang)
• Rollen & Berechtigungen
• HR-Prozessen (z. B. Abwesenheit, Zeiterfassung, Spesen, Projekte, Lohn als eigenes Modul)

Zentrale Mitarbeiterakte statt Daten in fünf Systemen

In Odoo Mitarbeiter legst du für jede Person eine zentrale Akte an. Typische Informationen:

• Name, E-Mail, Telefonnummer
• Adresse & Kontodaten
• Jobtitel, Abteilung, Vorgesetzter
• Eintrittsdatum, interner Status (aktiv, in Probezeit, ausgeschieden)
• Notfallkontakt, interne Hinweise

Je nach Bedarf können weitere Felder ergänzt werden – z. B.:

• Skills & Zertifikate
• Verantwortlichkeiten (z. B. Ansprechpartner für bestimmte Themen)
• internes Equipment (Laptop, Handy, Fahrzeuge – meist in Kombination mit Inventarmodulen)

Der große Vorteil:

Wenn jemand im Unternehmen etwas zu einer Person wissen muss, gibt es einen Ort, an dem die Information liegt – nicht fünf.

Organigramm & Struktur: Wer gehört wohin?

Organisationsstrukturen verändern sich ständig – aber kaum jemand pflegt das Organigramm wirklich nach.

In Odoo Mitarbeiter ist die Struktur automatisch abbildbar, weil du:

• Abteilungen & Teams anlegst
• Mitarbeiter:innen einer Abteilung zuordnest
• eine Vorgesetzten-Hierarchie definierst (Manager / Direct Reports)

Darauf aufbauend kannst du:

• ein Organigramm generieren
• pro Abteilung sehen, wer im Team ist
• Verantwortlichkeiten im System abbilden (z. B. bei Freigaben, Workflows)

Das sorgt für Klarheit:

• für neue Mitarbeitende („Wer ist mein Ansprechpartner?“)
• für HR & Management („Wer ist wo verortet?“)
• für Prozesse (z. B. Freigabeketten für Urlaube, Spesen, Bestellungen)

Onboarding & Offboarding: Alle Schritte im Blick

Eine gute Mitarbeiter-App hört nicht bei Stammdaten auf, sondern unterstützt dich bei Onboarding & Offboarding.

Mit Odoo kannst du z. B.:

• Checklisten für Onboarding definieren (Zugänge anlegen, Equipment bereitstellen, Einführungsmeetings, Schulungen …)
• Verantwortliche pro Aufgabe festlegen (IT, HR, Fachbereich)
• Aufgaben direkt als To-dos in Projekte oder Planung überführen

Beim Offboarding:

• Zugänge gezielt entziehen
• Rückgabe von Equipment dokumentieren
• Abschlussgespräche und Dokumentation festhalten

So stellst du sicher, dass kein „Wir haben vergessen…“ mehr passiert, wenn jemand kommt oder geht.

Integration mit anderen HR- und Odoo-Apps

Der wirkliche Mehrwert von Odoo Mitarbeiter entsteht durch die Verknüpfung mit anderen Apps:

• Abwesenheiten / Urlaub
  Urlaubs- und Krankheitstage werden auf Mitarbeiter:innen gebucht; Genehmigungen laufen entlang der definierten Vorgesetzten.
• Zeiterfassung & Projekte
  Arbeitszeiten werden auf Projekte/Aufgaben gebucht und sind gleichzeitig personen- und rollenbezogen auswertbar.
• Spesen
  Spesenabrechnungen sind direkt einem Mitarbeiter zugeordnet und können über definierte Freigabeprozesse laufen.
• Verträge & Lohn (in Odoo Enterprise / je nach Land)
  Arbeitsverträge und Gehaltsinformationen können mit der Mitarbeiterakte verknüpft werden (wichtig: Lohn ist in Odoo eine eigene App und stark länderspezifisch – oft arbeitet man mit externer Lohnsoftware und verknüpft nur die relevanten Daten).
• Zugriff & Berechtigungen
  Mitarbeiterprofil ↔ Benutzerkonto: Wer in der Mitarbeiterakte als Benutzer definiert ist, kann bestimmte Rollen im System erhalten (z. B. Projektleiter, HR-Manager, Buchhaltung etc.).

Damit entsteht aus der Mitarbeiterakte kein „Tot-Dokument“, sondern ein aktiver Knotenpunkt deiner Prozesse.

Self-Service für Mitarbeitende

Je nachdem, welche Berechtigungen du vergibst, können Mitarbeitende im System z. B.:

• ihre eigenen Stammdaten (Adresse, Telefonnummer) pflegen oder Änderungswünsche einstellen
• eigene Abwesenheiten, Spesen, Zeiten, Dokumente im Portal sehen
• interne Infos (Organigramm, Ansprechpersonen, Teams) nachschlagen

Das entlastet HR und sorgt dafür, dass Informationen aktueller sind, als wenn alles per Mail bei einer Person zusammenläuft.

Für wen eignet sich Odoo Mitarbeiter?

Kurz gesagt: für jedes Unternehmen, das Odoo ernsthaft nutzen möchte.

Besonders groß ist der Mehrwert, wenn du:

• aktuell Mitarbeiterdaten in mehreren Systemen pflegst (ERP, Lohn, CRM, Excel, Papierakten)
• keinen klaren, aktuellen Überblick über deine Organisation hast
• Onboarding/Offboarding-Prozesse nur „im Kopf“ oder in einzelnen Checklisten hast
• andere Odoo-Apps wie Projekte, Spesen, Abwesenheit, Zeiterfassung, E-Learning oder Dokumente einsetzen oder planst

Die Mitarbeiter-App ist der logische Kern für alles, was mit deinen Leuten zu tun hat.

Wie wir Odoo Mitarbeiter bei dir einführen

Wir betrachten die Mitarbeiter-App nicht als „Nebenbei-Modul“, sondern als Basis für saubere HR-Prozesse.

1. Prozess- & Datenaufnahme

• Wo liegen heute Mitarbeiterdaten (ERP, Lohn, Excel, Papier)?
• Welche Informationen sind wirklich relevant – und welche werden nie gepflegt?
• Wie laufen Onboarding, Offboarding, Rollenvergabe und Freigaben heute?

Gemeinsam definieren wir, wie eure digitale Mitarbeiterakte aussehen soll.

2. Konzeption & Setup

• Struktur von Abteilungen, Teams und Standorten
• Felder, die für euch wichtig sind (zusätzliche Stammdaten, Skills, Verantwortlichkeiten …)
• Verknüpfung mit Benutzerkonten, Rollen & Berechtigungen
• Integration mit anderen HR-Apps (Abwesenheit, Spesen, Projekte, Dokumente usw.)

3. Datenmigration & Einführung

• Übernahme bestehender Mitarbeiterdaten aus Excel / anderen Systemen
• Bereinigung von Dubletten und veralteten Einträgen
• Schulung von HR, Führungskräften und – je nach Konzept – Mitarbeitenden im Self-Service

4. Langfristige Betreuung

• Anpassung der Struktur, wenn das Unternehmen wächst oder sich umorganisiert
• Ausbau um weitere HR-Funktionen in Odoo (z. B. Bewerbermanagement, Beurteilungen, E-Learning, Zeiterfassung)
• Unterstützung im Tagesgeschäft über unser RATOCON Kundenportal