Vertrag ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per Mail verschicken, nachfassen, ablegen …
Wenn du das noch regelmäßig machst, zahlst du jeden Tag „Papier-Strafgebühr“ – in Zeit, Nerven und Medienbrüchen.
Genau hier setzt Odoo Sign an:
Dokumente direkt in Odoo digital unterschreiben lassen – rechtssicher, nachvollziehbar und komplett ohne Drucker & Scanner.
In diesem Beitrag schauen wir uns an, was Odoo E-Signatur kann, wie der Ablauf aussieht und in welchen Prozessen sie deinem Unternehmen wirklich hilft.
Was ist Odoo Sign?
Odoo Sign ist die integrierte E-Signatur-Lösung von Odoo.
Damit kannst du Dokumente:
- online versenden, unterschreiben und freigeben
- auf jedem Gerät signieren lassen (Laptop, Tablet, Smartphone)
- komplett im Browser abwickeln – ohne externe Tools
Du lädst ein PDF hoch, platzierst per Drag & Drop die nötigen Felder (Unterschrift, Initialen, Name, Datum, Checkboxen usw.) und schickst den Link an deine Unterzeichner.
Mehr ist es auf der Oberfläche eigentlich nicht – und genau das macht den Charme aus.
Warum überhaupt elektronische Signatur?
Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie viel Aufwand in klassischen Unterschriftsprozessen steckt:
- Dokumente werden gedruckt, unterschrieben, gescannt, per Mail hin- und hergeschickt
- Mehrere Versionen sind im Umlauf – niemand weiß, welche „die richtige“ ist
- Freigaben ziehen sich, weil Unterschriften „irgendwo liegen“
- Unterlagen müssen danach wieder händisch abgelegt werden
Mit Odoo E-Signatur passiert der komplette Ablauf:
- digital
- nachvollziehbar
- und direkt im gleichen System, in dem du Angebote, Verträge, Projekte oder HR-Prozesse führst.
Wie funktioniert Odoo E-Signatur in der Praxis?
Der typische Ablauf ist sehr einfach:
-
Dokument hochladen oder Vorlage nutzen
- Du nutzt ein PDF (z. B. Vertrag, Angebot, NDA, HR-Formular)
- oder eine bereits vorbereitete Vorlage in Odoo Sign
-
Felder per Drag & Drop platzieren
- Unterschrift, Initialen, Name, Datum, Textfelder, Checkboxen …
- Felder lassen sich Rollen zuordnen, z. B. „Kunde“, „Mitarbeiter“, „Manager“
-
Empfänger & Signierreihenfolge festlegen
- Mehrere Unterzeichner sind möglich
- Du kannst eine Signierreihenfolge definieren (Person A → dann Person B → dann Person C).
-
Versenden & unterschreiben
- Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem sicheren Link
- Sie unterschreiben im Browser – auf jedem Gerät
- Eigene Unterschrift kann: automatisch generiert, gezeichnet oder als Scan hochgeladen werden
-
Status verfolgen & Erinnerungen
- Du siehst jederzeit: Wer hat schon unterschrieben? Wer ist dran?
- Automatische Erinnerungen können eingerichtet werden, wenn jemand noch nicht unterschrieben hat
-
Abgelegtes, unterschriebenes Dokument
- Fertig unterschriebene Dokumente landen automatisch in Odoo (z. B. in Odoo Dokumente)
- inkl. Audit-Log und Historie
Rechtssicher & nachvollziehbar: Ist Odoo E-Signatur gültig?
Ja – Odoo Sign ist nicht einfach „eine Unterschrift als Bild“, sondern erfüllt zentrale rechtliche Anforderungen:
- eIDAS-konform in der EU
- Konform mit der ESIGN Act (USA) und vergleichbaren Regelungen in vielen anderen Ländern
Wichtige Sicherheitsfunktionen:
-
Audit Log / Protokoll:
Jede Aktion wird protokolliert (wann geöffnet, wann unterschrieben, IP, etc.), um die Nachvollziehbarkeit zu sichern. -
Kryptografische Absicherung:
Signierte Dokumente werden so gesichert, dass nachträgliche Manipulationen erkennbar sind. -
Optionale SMS-Authentifizierung:
Für sensible Vorgänge kann der Unterzeichner per Einmalcode via SMS verifiziert werden.
Wichtig: Die konkrete Ausprägung (einfache vs. fortgeschrittene/qualifizierte Signatur) hängt von deinem Anwendungsfall und ggf. länderspezifischem Recht ab – aber für viele geschäftliche Vorgänge ist Odoo Sign rechtlich völlig ausreichend.
Typische Einsatzbereiche für Odoo E-Signatur
Odoo Sign ist nicht nur für „ein paar Verträge im Jahr“ gedacht – die App entfaltet ihren Nutzen besonders, wenn du viele wiederkehrende Dokumente hast.
Beispiele:
-
Vertrieb & CRM
- Angebote, Rahmenverträge, AGB-Bestätigungen
- Service- oder Wartungsverträge
-
HR & Personal
- Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen
- Datenschutzvereinbarungen, Betriebsordnungen, Zielvereinbarungen
-
Einkauf & Lieferanten
- Lieferantenverträge, Rahmenvereinbarungen, SLAs
-
Recht & Verwaltung
- NDAs, Datenschutzerklärungen, Freigaben, Formulare
Überall dort, wo du heute Dokumente druckst, unterschreibst, scannst und ablegst, kannst du mit Odoo Sign massiv vereinfachen.
Integration mit anderen Odoo Apps
Ein großer Vorteil gegenüber „Standalone-E-Signaturtools“ ist die tiefe Integration in Odoo:
-
Odoo Dokumente
Signierte Unterlagen landen automatisch im richtigen DMS-Workspace und können Teil von Workflows werden (z. B. für Eingangsrechnungen, Verträge). -
Vertrieb & Verkauf
Angebote und Verträge lassen sich direkt aus Odoo heraus zur Unterschrift verschicken; nach Signatur können Folgeprozesse (z. B. Auftrag, Abo, Projekt) automatisch angestoßen werden. -
HR / Recruiting
Onboarding-Dokumente, Arbeitsverträge, Richtlinien – alles digital signiert und beim Mitarbeiter hinterlegt. -
Buchhaltung & Field Service
z. B. Abnahmeprotokolle, Leistungsnachweise, Spesenfreigaben – direkt mit Accounting bzw. Field-Service-Aufträgen verknüpft.
Damit wird E-Signatur Teil deiner End-to-End-Prozesse, nicht nur ein Zusatztool.
Lizenzen: In welcher Odoo-Variante gibt es Odoo Sign?
Ein kurzer, aber wichtiger Punkt:
- Odoo Sign ist Teil von Odoo Enterprise – in der Community-Edition ist das Modul nicht enthalten.
- Du kannst Odoo Sign auch im Rahmen von One App Free nutzen: eine App kostenlos, unbegrenzte Nutzer – ideal, wenn du „nur“ E-Signatur brauchst und ansonsten keine weiteren Odoo-Apps einsetzen möchtest.
In unseren Projekten ist Odoo Sign meist Bestandteil eines größeren Odoo-Setups (Sales, HR, Dokumente, Buchhaltung …) – dann läuft es ohnehin im Enterprise-Kontext.
Wie wir Odoo E-Signatur bei dir einführen
Damit Odoo Sign nicht einfach „eine weitere App“ bleibt, sondern wirklich Wirkung entfaltet, gehen wir strukturiert vor:
1. Prozesse identifizieren
- Wo werden heute noch Dokumente gedruckt und unterschrieben?
- Welche Verträge/Formulare kommen am häufigsten vor?
- Welche Prozesse hängen daran (Vertrieb, HR, Einkauf, Recht, Buchhaltung)?
2. Vorlagen & Workflows definieren
- Erstellung von Signaturvorlagen (z. B. Standardvertrag, NDA, Arbeitsvertrag)
- Festlegen von Rollen & Signierreihenfolgen
- Definition von Erinnerungen & Eskalationen (wer wird wann erinnert?)
3. Integration in dein Odoo
- Verknüpfung mit Odoo Dokumente (Ablage & DMS-Struktur)
- Anbindung an Sales, HR, Projekte, Accounting – je nach Bedarf
- Abstimmung mit bestehenden Prozessen (z. B. Freigaben, Compliance)
4. Schulung & Change Management
- Schulung deiner Mitarbeitenden (Vertrieb, HR, Backoffice)
- Hilfe beim Umstieg von Papierprozessen
- Feinschliff nach den ersten Wochen: Wo hakt es noch? Was lässt sich weiter automatisieren?
Fazit: Odoo E-Signatur – klein in der Oberfläche, groß im Effekt
Odoo Sign ist:
- ein einfach zu bedienendes E-Signatur-Tool
- rechtlich abgesichert und sicher
- tief in dein Odoo-System integriert
- ein enormer Hebel, um Papier, Medienbrüche und manuelle Ablage zu reduzieren
Gerade wenn du Odoo ohnehin einsetzt (oder planst), ist es meistens nur eine Frage, wann du E-Signatur mitdenkst – nicht ob.
Kostenloses Erstgespräch: Macht Odoo E-Signatur für dich Sinn?
Wenn du:
- noch mit ausgedruckten Verträgen, gescannten Unterschriften und E-Mail-Pingpong arbeitest,
- bereits Odoo nutzt und E-Signatur integrieren möchtest,
- oder generell prüfst, wie du Unterschriftsprozesse digitalisieren kannst,
dann lass uns darüber sprechen.
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Wir schauen gemeinsam:
- welche Dokumente und Prozesse sich zuerst für Odoo E-Signatur eignen,
- wie Odoo Sign in deine bestehende Systemlandschaft passt,
- und wie ein pragmatischer Einstieg aussieht, der dein Team wirklich entlastet.
Wir freuen uns auf das Gespräch und ein persönliches Kennenlernen.