Ordner auf dem Fileserver, OneDrive, E-Mail-Anhänge, Papierordner im Regal – und irgendwo dazwischen die eine aktuelle Version des Vertrags, Angebots oder der Eingangsrechnung.
Genau hier setzt Odoo Dokumente an:
Ein integriertes Dokumentenmanagement-System (DMS) direkt in Odoo – statt zehn verschiedener Ablagen und manueller Workarounds.
In diesem Beitrag schauen wir uns an, was Odoo Dokumente kann, wie es mit deinen Prozessen zusammenspielt und in welchen Situationen sich die App für dein Unternehmen besonders lohnt.
Was ist Odoo Dokumente?
Odoo Dokumente ist das integrierte DMS (Document Management System) von Odoo.
Damit kannst du:
- Dateien zentral in Odoo speichern, anzeigen und verwalten
- Dokumente in Arbeitsbereichen/Ordnern organisieren
- Berechtigungen pro Bereich oder Dokument steuern
- Dokumente direkt in deine Geschäftsprozesse einbinden – z. B. Buchhaltung, Projekte, PLM, Signatur.
Wichtig:
Deine Dokumente liegen nicht mehr „irgendwo“, sondern dort, wo du sowieso arbeitest – im gleichen System wie Angebote, Rechnungen, Tickets, Projekte & Co.
Schluss mit Datei-Wildwuchs: Workspaces, Ordner & Rechte
In Odoo Dokumente organisierst du Dateien in Workspaces (Arbeitsbereichen) und Ordnern, z. B.:
- „Buchhaltung → Eingangsrechnungen“
- „Vertrieb → Verträge & Rahmenabkommen“
- „HR → Mitarbeiterdokumente“
- „Projekte → Projektdokumentation“
Du kannst:
- Ordner & Workspaces nach Abteilungen, Themen oder Prozessen strukturieren
- Tags vergeben (z. B. „Vertrag“, „Rechnung“, „Q1 2025“, „vertraulich“)
- Zugriffsrechte steuern: Wer darf sehen, bearbeiten, freigeben?
So entsteht ein aufgeräumtes, nachvollziehbares Ablagesystem, statt „\Server\Alt\Neu\Final_v3_final2.pdf“.
Wie Dokumente automatisch ins System kommen
Odoo Dokumente ist darauf ausgelegt, Dokumente möglichst automatisch ins System zu bringen – nicht per „Drag & Drop und hoffen, dass alle mitmachen“.
Typische Wege:
- Drag & Drop direkt im Browser (für einzelne Uploads)
- E-Mail-Gateway: E-Mails an definierte Adressen (z. B. rechnungen@…) legen Anhänge automatisch im richtigen Workspace ab
- Upload aus anderen Odoo Apps (z. B. Projekte, PLM, Buchhaltung)
Auf Basis von Ordnern, Tags oder Absendern können dann automatische Aktionen gestartet werden – z. B. Dokument klassifizieren, einer Person zuweisen, einen Workflow anstoßen.
Eingangsrechnungen: Vom PDF zur verbuchten Rechnung
Richtig stark wird Odoo Dokumente in Kombination mit der Buchhaltung:
- Eingehende Rechnungen (per E-Mail oder Scan) landen im Workspace „Eingangsrechnungen“
- Odoo nutzt OCR / KI-gestützte Dokumentenerkennung, um aus dem PDF eine Lieferantenrechnung vorzubereiten (Betrag, Lieferant, Datum, Steuern, etc.)
- Die Buchhaltung prüft und bestätigt – fertig
Das reduziert:
- Tippaufwand
- Fehler bei der Erfassung
- Rückfragen („Ist die schon drin?“)
Statt PDFs in einem Mailpostfach oder Dateisystem aufzubewahren, hast du:
Beleg + Buchung + Freigabe + Ablage -> in einem durchgängigen Prozess.
Dokumente steuern Prozesse – nicht nur Ablage
Odoo Dokumente ist kein passiver Speicher, sondern ein Prozess-Werkzeug:
Über Custom Actions kannst du z. B.:
- ein Dokument zur Freigabe schicken
- eine Aufgabe in einem Projekt erzeugen
- eine Rechnung/Buchung erzeugen
- das Dokument in einen anderen Workspace verschieben
- Status & Tags ändern („prüfen“, „freigegeben“, „archiviert“)
Zusätzlich gibt es:
- Validation-Prozesse (Freigaben mit Tags & Aktionen)
- Document Requests – „fehlende Dokumente“ als Aufgaben, die z. B. Mitarbeitende oder Lieferanten hochladen sollen.
So werden Dokumente nicht nur abgelegt, sondern stoßen konkrete Schritte an.
Digitale Unterschriften mit Odoo Sign
In vielen Prozessen brauchst du eine Unterschrift:
- Kundenverträge
- Vereinbarungen mit Dienstleistern
- interne Freigaben
- Datenschutz- oder Vertraulichkeitserklärungen
Mit Odoo Sign kannst du:
- Dokumente direkt aus Odoo Dokumente zur Signatur vorbereiten
- Signaturanfragen intern oder extern versenden
- den Status der Unterschriften verfolgen
- unterschriebene Dokumente automatisch im richtigen Ordner ablegen
Damit entfällt:
- Ausdrucken
- unterschreiben
- scannen
- per E-Mail zurückschicken
Integration mit anderen Odoo Apps
Die große Stärke von Odoo Dokumente ist die nahtlose Integration in den Rest deines Odoo-Systems:
- Buchhaltung – Eingangsrechnungen, Belegarchiv, Prüf- und Freigabeprozesse
- Vertrieb & CRM – Vertragsunterlagen und Angebotsanhänge direkt beim Kunden/Lead
- Projekte – Spezifikationen, Abnahmen, Dokumentationen beim Projekt oder der Aufgabe
- PLM / Fertigung – Zeichnungen, Arbeitsanweisungen, Versionierung von Produktunterlagen
- HR – Bewerbungen, Verträge, Bescheinigungen beim jeweiligen Mitarbeiter
- Website / Portal – Dokumente über Kundenportale zur Verfügung stellen
Ergebnis:
Keine „Ablage-Silos“ mehr – Dokumente hängen dort, wo sie hingehören: am Prozess.
Für wen lohnt sich Odoo Dokumente besonders?
Typische Situationen, in denen Odoo Dokumente enorm hilft:
- Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, werden ausgedruckt, abgeheftet, manuell gebucht
- Dokumente liegen quer verteilt: Netzlaufwerke, OneDrive, E-Mails, lokale Ordner
- Freigaben laufen über Telefon/Mail oder Papiermappen
- Niemand weiß genau, wo die aktuelle Version eines Vertrags liegt
- Ihr sprecht intern regelmäßig über „Dateichaos“
Wenn du dich hier wiederfindest, ist Odoo Dokumente ein sehr wirksamer Hebel, um:
- Papier zu reduzieren
- Suchzeiten zu verringern
- Freigaben zu standardisieren
- die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu erleichtern
Wie wir Odoo Dokumente bei dir einführen
Wir betrachten Odoo Dokumente nicht als „Nice-to-have“, sondern als strategischen Baustein deiner Odoo-Landschaft.
1. Analyse: Dokumente & Prozesse verstehen
- Welche Dokumenttypen gibt es (Rechnungen, Verträge, HR, Projekte, Qualität, …)?
- Wo liegen diese heute?
- Wie laufen Freigaben, Prüfungen und Ablagen aktuell?
2. Struktur & Berechtigungskonzept
- Definition von Workspaces, Ordnern und Tags
- Rollen- und Zugriffskonzepte pro Bereich/Abteilung
- Regeln, welche Dokumente wo landen sollen
3. Automatisierung & Integration
- E-Mail-Gateways und automatische Zuordnung
- Verbindung mit Buchhaltung, Odoo Sign, Projekten, PLM usw.
- Einrichten von Custom Actions & Freigabe-Workflows
4. Schulung & laufende Optimierung
- Schulung deiner Mitarbeitenden im Alltagseinsatz
- Begleitung in den ersten Wochen („Hypercare“)
- Ausbau von Workflows, sobald neue Anforderungen entstehen
Fazit: Odoo Dokumente – die Basis für wirklich papierloses Arbeiten
Odoo Dokumente ist:
- ein integriertes DMS, direkt in Odoo
- ein Werkzeug, um Dokumente mit Prozessen zu verknüpfen, statt nur abzulegen
- ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu papierarmem, transparentem Arbeiten
Statt Dateichaos auf verschiedenen Plattformen hast du:
Eine zentrale Stelle für Dokumente, Prozesse und Freigaben – vollständig integriert in dein Odoo-ERP.
Kostenloses Erstgespräch: Passt Odoo Dokumente zu deinem Unternehmen?
Wenn du:
- noch mit Fileservern, E-Mail-Anhängen und Papier arbeitest,
- Odoo bereits nutzt und Dokumente endlich „richtig“ integrieren willst,
- oder kurz vor einer Odoo-Einführung stehst und DMS direkt mitdenken möchtest,
dann lass uns sprechen.
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Wir schauen gemeinsam:
- wie deine Dokumente heute organisiert sind,
- welche Workflows sich mit Odoo Dokumente automatisieren lassen
- und wie ein pragmatischer Einstieg in ein integriertes DMS für dein Unternehmen aussehen kann.
Wir freuen uns auf ein persönliches Kennenlernen und die gemeinsame Zusammenarbeit!