ERP-Migration zu Odoo: In 6 Schritten ohne Stillstand wechseln

1. Klarheit schaffen: Wo stehst du heute, wo willst du hin?

Bevor es um Tabellen, Schnittstellen oder Module geht, klären wir zuerst mit dir:

• Mit welchem ERP / Tool-Mix arbeitest du heute?
• Welche Bereiche laufen schon gut – und wo brennt es?
• Welche Prozesse willst du unbedingt im neuen System abbilden (z. B. Vertrieb, Lager, Fertigung, Projekte, Buchhaltung)?
• Was sind deine Ziele für die nächsten 3–5 Jahre?

Typische Ausgangslagen:

• älteres ERP, das kaum noch weiterentwickelt wird
• viele Insellösungen (Buchhaltung, CRM, Shop, Zeiterfassung, Tickets, Excel)
• viel „Schatten-IT“: Listen, eigene Tools, Access-Datenbanken im Hintergrund

In diesem Schritt entsteht kein Detailkonzept, sondern ein klares Bild, warum du überhaupt zu Odoo wechseln willst – und was sich dadurch verändern soll.

2. Zielbild & Projektzuschnitt definieren

Aus der Ist-Aufnahme entwickeln wir ein Zielbild:

• Welche Odoo Apps sollen im ersten Schritt live gehen?
• Welche Prozesse laufen später in Phase 2 oder 3 nach (z. B. HR, E-Learning, DMS)?
• Welche Systeme bleiben zunächst bestehen (z. B. Lohn, spezielle Fachsoftware) und werden angebunden statt ersetzt?

Hier legen wir gemeinsam fest:

• Projektumfang: Was gehört verbindlich in die erste Welle, was nicht?
• Prioritäten: Welche Bereiche bringen den größten Hebel (z. B. Angebotsprozess, Lager, Produktion, Rechnungsfreigabe)?
• Zeitachse: Welche Meilensteine sind realistisch – ohne den Betrieb zu überlasten?

Das Ergebnis ist ein realistischer Fahrplan, nicht ein Wunschzettel.

3. Technisches Setup & Prototyp in Odoo

Bevor alle Daten umziehen, richten wir eine Odoo-Instanz ein, in der wir mit echten Beispielen arbeiten können:

• Basis-Konfiguration: Firmenstammdaten, Kontenplan, Steuern, Sprachen, Währungen
• Einrichtung der relevanten Odoo Apps (z. B. CRM, Verkauf, Lager, Fertigung, Buchhaltung, Projekte)
• erste Stammdaten in Odoo (ein Ausschnitt deiner Kunden, Artikel, Produkte)
• Modellierung deiner Kernprozesse als Prototyp:
  • Angebot → Auftrag → Lieferung → Rechnung
  • Fertigungsablauf
  • Projekt & Zeiterfassung
  • Service / Helpdesk

In diesem Schritt „übersetzen“ wir deine Abläufe in die Odoo-Logik.

Du bekommst ein Gefühl dafür, wie sich dein Alltag in Odoo anfühlt – bevor wir alles migrieren.

4. Datenmigration: Stammdaten, Bewegungsdaten, Historie

Die Datenmigration ist der Teil, vor dem viele am meisten Respekt haben.

Deshalb gehen wir strukturiert vor:

4.1 Was wirklich umziehen muss

Gemeinsam definieren wir:

• Welche Stammdaten kommen mit?
  • Kunden, Lieferanten
  • Artikel, Produkte, Stücklisten
  • Preise, Rabatte, Konditionen
• Welche Offen-Positionen und Bewegungsdaten brauchst du im neuen System?
  • offene Angebote & Aufträge
  • offene Bestellungen
  • offene Posten (Debitoren / Kreditoren)
  • Lagerbestände
• Welche Historie wird benötigt – und wie tief?
  • z. B. die letzten 2–3 Jahre für Auswertungen
  • Rest bleibt im Altsystem lesbar oder in einem Archiv

4.2 Technischer Weg

Je nach altem System: Export (CSV, SQL, Schnittstellen) → Transformation → Import nach Odoo.

Wichtig: Wir testen das nicht erst beim Go-Live, sondern früh mit Testmigrationen, bis Struktur & Qualität passen.

Ziel ist, dass dein Team im neuen System:

• mit vertrauten Kunden, Artikeln, Projekten arbeitet
• alle offenen Geschäftsvorfälle sauber wiederfindet
• aber nicht von 20 Jahren Datenmüll erschlagen wird

5. Schulung, Tests & Parallelbetrieb

Bevor wir „den Stecker ziehen“, sorgen wir dafür, dass:

• deine Key-User Prozesse in Odoo selbst durchspielen können
• typische Fälle getestet sind: Standardfälle, Ausnahmen, Sonderlogiken
• Rückmeldungen aus dem Team ins System einfließen (Feintuning)

Schulung

Wir schulen nicht „Odoo im Allgemeinen“, sondern rollenbasiert:

• Vertrieb / Auftragsbearbeitung
• Einkauf / Disposition
• Lager / Produktion
• Buchhaltung / Controlling
• ggf. Service, Projekte, HR

Das Ziel: Deine Leute wissen genau, wie ihr Job in Odoo aussieht – nicht, wo theoretisch welche Knöpfe sind.

Parallelbetrieb (wo sinnvoll)

In kritischen Bereichen kann es sinnvoll sein, kurzzeitig:

• im alten System weiter zu buchen
• parallel in Odoo mitzulaufen (z. B. bei Warenbewegungen, Projektzeiten)

Das hilft, letzte Kinderkrankheiten zu finden – ohne dass gleich echte Belege betroffen sind.

6. Go-Live & laufende Optimierung

Der eigentliche Go-Live ist am Ende „nur“ die sichtbare Spitze der Arbeit:

• Stichtag definieren (z. B. Monatsanfang oder direkt nach Jahreswechsel)
• finaler Datenabzug aus dem Altsystem (Offene Posten, Bestände, offene Vorgänge)
• letzte Migration in Odoo
• Umschalten: Neue Vorgänge werden nur noch in Odoo erfasst

In den ersten Wochen nach dem Go-Live begleiten wir dich eng:

• Fragen aus dem Tagesgeschäft
• kleine Nachjustierungen (z. B. Reports, Workflows, Berechtigungen)
• Planung der nächsten Ausbaustufen (Prozesse, Apps, Automatisierungen)

So wird aus der ERP-Migration kein „Einmal-Projekt“, sondern der Start in eine laufende Digitalisierung mit Odoo.

Typische Risiken bei ERP-Migration – und wie wir sie abfedern

Ein paar Stolpersteine begegnen uns in fast jedem Projekt:

• Datenqualität: Dubletten, alte Stammdaten, unklare Felder → wir bereinigen vor oder beim Umzug.
• Überambitionierter Scope: „Wir machen alles neu auf einmal“ → wir schneiden das Projekt bewusst kleiner.
• Zu wenig Einbindung der Fachbereiche: Nur IT entscheidet → wir holen Vertrieb, AV, Lager, Buchhaltung etc. mit ins Boot.
• Angst im Team: „Noch ein System…“ → klare Kommunikation, gute Schulung und Mitgestaltung nehmen Druck raus.

Der Unterschied zwischen „chaotischer ERP-Migration“ und einem kontrollierten Wechsel ist selten das System – sondern die Art, wie man das Projekt aufsetzt.

Wie eine ERP-Migration zu Odoo mit RATOCON konkret aussieht

Wir sehen eine ERP-Migration zu Odoo nicht als Lizenzverkauf, sondern als Veränderungsprojekt in deinem Unternehmen.

Typischer Ablauf mit uns:

1. Erstgespräch & Grobanalyse
   • Welche Systeme nutzt du heute?
   • Welche Probleme willst du lösen?
   • Welche Bereiche sollen in Odoo abgebildet werden?
2. Workshop & Migrationskonzept
   • Prozessaufnahme der wichtigsten Abläufe
   • Skizze des Zielbilds in Odoo
   • Migrationsstrategie (Daten, Go-Live, Parallelbetrieb)
3. Umsetzung & Prototyping
   • Odoo-Setup, Anpassungen, Schnittstellen
   • Testmigrationen & Prototyp mit echten Beispielen
   • Schulungen & Tests mit deinem Team
4. Go-Live & Begleitung
   • finaler Wechsel auf Odoo
   • enge Begleitung im Tagesgeschäft
   • gemeinsame Roadmap für weitere Schritte