E-Rechnungspflicht in 10 Sekunden erfüllen!

Im Sinne der E-Rechnungsverordnung ist eine Rechnung gemeint, die als Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Für den Datensatz wurden europaweit Standards festgelegt hinsichtlich der Informationen, die er enthalten, und der technologischen Formate, in denen er erstellt werden muss. Eine Umsetzung des europäischen Standards für die öffentliche Verwaltung heißt in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Weitere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende Standards sind zulässig. 

Zudem ist zu beachten, dass E-Rechnungen die Anforderungen der ERechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht. Denn Ziel ist es, Teile der Rechnungsbearbeitung zur Steigerung von Durchlaufgeschwindigkeit und Qualität zu automatisieren. Und dafür bedarf es eines Datenformats, das von Maschinen verarbeitet werden kann.

Weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung können direkt über die Seite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat eingesehen werden: 

• https:/www.e-rechnung-bund.de
• https:/www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller

Nach den Regelungen im Wachstumschancengesetz soll ab dem 1. Januar 2025 die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen bestehen. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen (gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.

Hierbei ist zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme von Rechnungen zu unterscheiden:

Bis Ende des Jahrs 2025 ist es gestattet, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen; allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format um ein weiteres Jahr, das heißt bis Ende 2026. Hierdurch sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.

Bis Ende 2027 ist es gestattet, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98, sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.

Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend eingehalten werden. Demnach würde die Verwendung von bestimmten etablierten Verfahren wie z.B. EDI dann nicht mehr möglich sein.

Beachte: Alle inländischen Unternehmen müssen laut Wachstumschancengesetz bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine E- Rechnungspflicht (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung können direkt über die Seite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat eingesehen werden: 

• https:/www.e-rechnung-bund.de
• https:/www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller